De betaalbatch nalopen vóór je hem vrijgeeft

De betaalronde is een van de weinige momenten in de administratie met een harde grens erin. Vóór het vrijgeven is alles nog terug te draaien met een muisklik. Erna is het geld weg en begint het gedoe.

En precies op dat moment kijkt bijna niemand de lijst nog na. Niet uit slordigheid, maar omdat het onbegonnen werk is: tweehonderd regels handmatig langslopen om te zien of er één niet klopt, dat doe je één keer.

Dat is nu een vraag van een halve minuut.

Vijf controles op de geselecteerde betalingen

1. Vertrekt alles vanaf dezelfde eigen rekening?

Een betaalbatch hoort vanaf één eigen rekening te vertrekken. Staan er twee tussen, dan is dat zelden de bedoeling.

Deze controle was tot voor kort niet te doen: het dagboek bij een betaalregel verwijst naar het inkoopdagboek van de oorspronkelijke boeking, niet naar de bankrekening waaruit betaald wordt. Sinds kort geeft onze betaallijst per regel allebei de rekeningen terug — die van de crediteur waar het geld heen gaat, en je eigen rekening waaruit het vertrekt — met een samenvatting per eigen rekening erboven. Twee waarden in die samenvatting is meteen zichtbaar in plaats van na tweehonderd regels vergelijken.

2. Staat het G-rekeningdeel erop?

Werk je met onderaannemers of ingeleend personeel, dan is dit de duurste van de vijf. Betaal je zo'n factuur volledig aan de leverancier zonder het G-rekeningdeel apart te zetten, dan vervalt je vrijwaring. Je merkt dat niet op het moment zelf. Je merkt het als de Belastingdienst aanklopt voor loonheffing die iemand anders niet heeft afgedragen.

Het mooie is dat dit mechanisch te controleren is. Een boeking met een G-rekeningbedrag splitst Exact in twee betalingen met hetzelfde transactienummer: één naar de G-rekening, één regulier. Het G-deel is herkenbaar aan het rekeningnummer, en de betaallijst telt beide apart op.

Wat zo'n nulmeting in de praktijk oplevert: het veld blijft vaker leeg dan mensen denken, en bijna nooit expres. Het gebeurt in administraties waar iemand anders de facturen invoert dan degene die de betaling fiatteert, en het valt niemand op omdat er niets misgaat op het moment zelf. Zolang de post nog openstaat is dat te repareren. Is hij al betaald, dan niet meer.

Dat laatste is de reden om het vóór de betaalronde te doen en niet erna.

Eén praktische kanttekening: staat er een G-rekening vermeld zonder bedrag en zonder percentage, dan wordt vaak 25 procent van het bedrag inclusief btw aangehouden voor het deel dat arbeid betreft. Dat is een vuistregel en geen fiscaal advies — welk percentage voor jou geldt, hangt af van je branche en van wat je met de leverancier hebt afgesproken. Zoek het na, of leg het voor aan je accountant.

3. Klopt het rekeningnummer met de crediteurenstam?

Het rekeningnummer op de factuur naast het rekeningnummer dat je van die leverancier kent. Wijkt het af, dan is dat meestal onschuldig — een nieuwe bank, een overname — en soms niet.

In een opzet waar deze stap sinds eind juni standaard meeloopt, zijn twee afwijkingen gevonden op posten van enkele tienduizenden euro's, vóór betaling. En bij een eenmalige sweep over de hele crediteurenstam, zo'n 890 relaties in één ronde, kwamen er drie rekeningnummers uit waarvan de bankcode niet bij de bank hoorde.

Die sweep hoef je maar één keer te doen. Daarna is het per betaalronde een vergelijking van een paar seconden.

4. Zit er een dubbele tussen?

Dezelfde leveranciersfactuur, twee keer geboekt onder twee boekstuknummers. Dat gebeurt: één keer via de mail, één keer via de post, of twee mensen die het allebei oppakken.

In een dagelijkse controleronde is dit precies zo'n geval geweest. Zonder de controle was hij twee keer betaald, en dan ben je afhankelijk van de leverancier om het terug te krijgen. Hoe dubbelen ontstaan en wat ze kosten staat uitgebreider in dubbele facturen: de onzichtbare geldverspiller.

5. Betaal je op tijd, en laat je korting liggen?

De betaallijst geeft per regel de vervaldatum én de datum waarop de betalingskorting afloopt. Daarmee zijn twee vragen te stellen die niets kosten: staat er iets in de batch dat al over de vervaldatum is, en staat er iets in dat volgende week pas hoeft maar waar je nu nog korting op pakt?

Eén nuance die we bewust zo hebben gebouwd: het kortingspercentage geven we ruw terug, precies zoals het in de administratie staat, zonder omrekening. De bron documenteert niet of dat een percentage of een fractie is, en op een betaalvraag is een stille factor honderd onacceptabel. Liever een getal met een kanttekening dan een gok die er zeker uitziet.

Alles in één opdracht

Die laatste zin is geen franje. Twee aantallen die aan elkaar gelijk horen te zijn, maken van een indruk een controle.

Waar het stopt

De betaallijst is bij ons alleen-lezen. Betalingen selecteren of verrichten kan er niet mee, en dat is een keuze en geen tekortkoming: je selecteert in Exact, je geeft vrij bij je bank, en de controle zit ertussen.

Wat er wél kan, is het G-rekeningdeel alsnog op een bestaande inkoopboeking zetten nadat de controle het heeft gemeld. Die schrijfkant is jong — hij bestaat sinds eind juli — dus we doen er nog geen grote beloftes over. De controle zelf is het bewezen deel. Meer over hoe die splitsing loopt en wat er niet kan, staat op de pagina over de G-rekening en ketenaansprakelijkheid.

De volgorde die we overal aanhouden geldt ook hier: eerst controleren, dan melden, dan beslist een mens, en pas daarna verandert er iets.

Draai je dit liever niet handmatig per ronde, dan kan het ook als geplande taak met een mail naar de collega die de batch vrijgeeft.