Wat kun je doen met AI + Exact Online?
Praat met je Boekhouding combineert je Exact Online-cijfers met wat je AI-assistent toch al kan: een e-mail opstellen, een grafiek maken, een Excel-bestand bouwen of een conclusie trekken uit meerdere rapporten tegelijk. Met 118 tools voor facturen, omzet, btw en meer ga je verder dan alleen een vraag stellen. Deze pagina verzamelt voorbeeldprompts per taak, van dagelijks gebruik tot kwartaalwerk.
Laatst bijgewerkt: juli 2026
Meer dan alleen antwoorden
AI assistenten zoals Claude en ChatGPT kunnen veel meer dan vragen beantwoorden. Ze kunnen documenten maken, e-mails schrijven, grafieken genereren, en Excel bestanden bouwen. Combineer dat met real-time data uit je Exact Online administratie en je hebt een krachtige assistent die je uren werk bespaart.
Automatische herinneringsmail
Stuur professionele betaalherinneringen met alle details
Stuur een e-mail naar Bakkerij De Groot met een overzicht van hun openstaande facturen. Vermeld per factuur: factuurnummer, datum, bedrag, en aantal dagen achterstallig. Gebruik een vriendelijke maar zakelijke toon.
Onderwerp: Herinnering openstaande facturen - Uw bedrijf B.V. Beste heer/mevrouw De Groot, Hierbij een overzicht van de openstaande facturen: | Factuurnr | Datum | Bedrag | Dagen achterstallig | |-----------|------------|-----------|---------------------| | F2026-042 | 15-12-2025 | €1.250,00 | 43 dagen | | F2026-051 | 02-01-2026 | €875,50 | 25 dagen | | F2026-058 | 10-01-2026 | €2.100,00 | 17 dagen | Totaal openstaand: €4.225,50 Wij verzoeken u vriendelijk het totaalbedrag binnen 7 dagen over te maken. Met vriendelijke groet, [Uw naam]
PDF Management Rapport
Genereer een professioneel rapport voor je directie of accountant
Maak een PDF management rapport voor Q4 2025 met: - Omzet vs vorig jaar - Top 10 klanten - Openstaande debiteuren - Cashflow overzicht - Aanbevelingen
[Claude genereert een volledig rapport met grafieken en tabellen] 📄 management-rapport-q4-2025.pdf Inhoud: 1. Executive Summary - Omzet Q4: €127.500 (+12% vs Q4 2024) - Nettowinst: €31.875 2. Omzetanalyse [Staafgrafiek: maandelijkse omzet] 3. Top 10 Klanten [Tabel met naam, omzet, % van totaal] 4. Debiteurenoverzicht - Totaal openstaand: €45.230 - >30 dagen: €12.100 (3 klanten) 5. Aanbevelingen - Actie: Bel Klant X (€8.500, 45 dagen) - Kans: Klant Y bestelt 40% meer dan vorig jaar
Live Dashboard
Laat Claude een interactief dashboard bouwen
Bouw een HTML dashboard met: - Omzet deze maand vs target - Aantal openstaande facturen - Cashpositie - Grafiek van omzet laatste 12 maanden Gebruik moderne styling met Tailwind CSS.
[Claude genereert een volledig werkend HTML dashboard] <!DOCTYPE html> <html> <!-- Volledig responsive dashboard met: - KPI cards (omzet, facturen, cash) - Interactieve Chart.js grafiek - Kleurcodes voor targets - Auto-refresh optie --> </html> 💡 Dit dashboard kun je: - Opslaan als HTML bestand - Openen in je browser - Delen met collega's - Aanpassen naar wens
Omzet Trendanalyse
Visualiseer je omzet met professionele grafieken
Maak een lijn-grafiek van mijn maandelijkse omzet van de afgelopen 2 jaar. Voeg toe: - Trendlijn - Vergelijking met vorig jaar - Markeer de beste en slechtste maand
[Claude genereert een SVG of Canvas grafiek]
📊 Omzet Trend 2024-2025
€50k ─┤ ╭──● Dec '25
│ ╭────╯ €48.200
€40k ─┤ ╭───╯
│ ╭────╯
€30k ─┤ ╭───╯
│ ╭────╯
€20k ─┤────╯ ← Laagste: Feb '24
│ €18.500
€10k ─┤
└─┬───┬───┬───┬───┬───┬───┬
Jan Apr Jul Okt Jan Apr Jul
📈 Trend: +15% jaar-op-jaar groei
🏆 Beste maand: December 2025 (€48.200)
📉 Slechtste: Februari 2024 (€18.500)Klant Gezondheidscheck
Analyseer het risico en de waarde van je klanten
Analyseer al mijn klanten en geef per klant: - Totale omzet dit jaar - Betalingsgedrag (gemiddelde dagen tot betaling) - Risico-score (laag/midden/hoog) - Aanbeveling Sorteer op risico, hoogste eerst.
🔍 Klant Gezondheidscheck - Januari 2026 ⚠️ HOOG RISICO ┌─────────────────┬──────────┬─────────┬─────────────────────┐ │ Klant │ Omzet │ Betaling│ Aanbeveling │ ├─────────────────┼──────────┼─────────┼─────────────────────┤ │ Bouw BV │ €45.000 │ 67 dagen│ Vooruitbetaling │ │ Tech Solutions │ €12.500 │ 52 dagen│ Bellen, max krediet │ └─────────────────┴──────────┴─────────┴─────────────────────┘ ✅ LAAG RISICO (Top klanten) ┌─────────────────┬──────────┬─────────┬─────────────────────┐ │ Retail Groep │ €89.000 │ 14 dagen│ Volumekorting? │ │ Office Direct │ €67.500 │ 18 dagen│ Upsell kans │ └─────────────────┴──────────┴─────────┴─────────────────────┘
BTW Aangifte Voorbereiding
Bereid je BTW aangifte voor met alle details
Bereid mijn BTW aangifte voor Q4 2025 voor. Geef me: - Totaal te betalen/ontvangen BTW - Uitsplitsing per BTW-tarief (21%, 9%, 0%) - Lijst van facturen zonder BTW (check needed) - Export-ready format voor de Belastingdienst
🧾 BTW Voorbereiding Q4 2025 SAMENVATTING ├─ Verschuldigde BTW: €12.450,00 ├─ Voorbelasting: €4.230,00 └─ Te betalen: €8.220,00 UITSPLITSING VERSCHULDIGD ┌──────────┬────────────┬────────────┐ │ Tarief │ Omzet │ BTW │ ├──────────┼────────────┼────────────┤ │ 21% │ €52.000,00 │ €10.920,00 │ │ 9% │ €17.000,00 │ €1.530,00 │ │ 0% (EU) │ €8.500,00 │ €0,00 │ └──────────┴────────────┴────────────┘ ⚠️ CONTROLEER DEZE FACTUREN - F2025-234: Geen BTW, binnenland? - F2025-251: 0% maar geen BTW-nr klant 📋 Klaar voor aangifte rubriek 1-5
Investor Presentatie
Genereer een pitch deck met je financiële data
Maak een PowerPoint presentatie voor investeerders met: Slide 1: Titel + key metrics Slide 2: Omzet groei (grafiek) Slide 3: Klantportfolio diversificatie Slide 4: Cashflow & runway Slide 5: Forecast 2026
🎬 investor-pitch-2026.pptx [Slide 1: Titel] "Bedrijf B.V. - Series A" • €450K ARR (+85% YoY) • 47 actieve klanten • €180K cash positie [Slide 2: Groei] [Staafgrafiek met hockey-stick groei] 2023: €120K → 2024: €243K → 2025: €450K [Slide 3: Klanten] [Taartdiagram] • Enterprise (40%): 5 klanten • MKB (45%): 32 klanten • Startup (15%): 10 klanten [Slide 4: Financieel] • Burn rate: €25K/maand • Runway: 7 maanden • Break-even: Q3 2026 [Slide 5: Forecast] 2026 target: €850K (+89%)
Excel Cashflow Model
Bouw een dynamisch cashflow model
Maak een Excel cashflow model voor de komende 6 maanden. Baseer het op: - Mijn huidige openstaande facturen (verwachte inkomsten) - Historisch betalingsgedrag per klant - Vaste lasten uit mijn boekhouding Voeg formules toe zodat ik scenario's kan draaien.
📑 cashflow-model-2026.xlsx [Sheet 1: Dashboard] Huidige cash: €45.000 Verwacht over 6 maanden: €78.500 [Sheet 2: Inkomsten] | Maand | Verwacht | Basis | |-------|-----------|--------------------------| | Feb | €32.000 | F001-F008 (gem. 18 dgn) | | Mar | €28.500 | F009-F015 + recurring | | Apr | €35.000 | Historisch gemiddelde | [Sheet 3: Uitgaven] | Categorie | Maand | Bron | |--------------|---------|-------------------| | Salarissen | €15.000 | Exact loonkosten | | Huur | €2.500 | Vaste last | | Software | €1.200 | Abonnementen | [Sheet 4: Scenario's] ← Pas "betaalvertraging %" aan ← Pas "omzetgroei %" aan → Zie impact op runway
Wekelijkse Update Mail
Automatische management update elke week
Schrijf een wekelijkse management update email met: - Omzet deze week vs vorige week - Nieuwe klanten - Openstaande facturen update - Top 3 actiepunten Houd het kort en actionable.
📬 Wekelijkse Update - Week 4, 2026 Hey team, 📊 DEZE WEEK IN CIJFERS • Omzet: €12.450 (+8% vs vorige week) • Nieuwe klanten: 2 (Firma X, Bedrijf Y) • Facturen verstuurd: 7 (€18.200) 💰 CASHFLOW UPDATE • Ontvangen: €15.800 • Openstaand: €42.300 (↓€3.500) • >30 dagen: €8.100 (2 klanten) 🎯 ACTIEPUNTEN 1. ☎️ Bel Klant Z - €5.200, 35 dagen 2. 📧 Stuur offerte Project ABC 3. 📋 Review Q1 targets vrijdag Fijne week!
Contract vs Werkelijkheid
Check of klanten zich aan afspraken houden
Vergelijk voor al mijn klanten: - Afgesproken betalingstermijn (uit notities/contract) - Werkelijke gemiddelde betaaltijd - Afgesproken volume vs werkelijk Markeer klanten die afwijken van de afspraken.
📝 Contract Compliance Check ⚠️ AFWIJKINGEN GEVONDEN Klant: Groothandel BV ├─ Contract: 14 dagen, €5.000/maand minimum ├─ Werkelijk: 32 dagen, €3.200/maand └─ Actie: Heronderhandelen of aanspreken Klant: Retail Keten ├─ Contract: 30 dagen, exclusiviteit ├─ Werkelijk: 28 dagen ✓ └─ Let op: Volume daalt (-15% vs vorig kwartaal) ✅ CONFORM CONTRACT • IT Solutions BV - Alles volgens afspraak • Marketing Agency - Betaalt zelfs sneller • Logistics Partner - Volume +20%
Jaarrekening Voorbereiding
Verzamel alles wat je accountant nodig heeft
Bereid mijn jaarrekening 2025 voor. Geef me: - Balans per 31-12-2025 - Winst & verliesrekening 2025 - Openstaande posten lijst - Afschrijvingen overzicht - Vragen voor mijn accountant (ontbrekende info)
📚 Jaarrekening Voorbereiding 2025 BALANS PER 31-12-2025 Activa Passiva ───────────────────── ───────────────────── Debiteuren €45.230 Crediteuren €12.400 Bank €38.500 Lening €25.000 Inventaris €15.000 Eigen verm. €61.330 ───────────────────── ───────────────────── Totaal €98.730 Totaal €98.730 WINST & VERLIES 2025 Omzet €485.000 Inkoopwaarde €195.000 ───────────────────────────────── Brutowinst €290.000 Bedrijfskosten €215.000 ───────────────────────────────── Nettoresultaat €75.000 ❓ VRAGEN VOOR ACCOUNTANT 1. Afschrijving laptop (juni 2025) - welke termijn? 2. Voorziening dubieuze debiteuren nodig? (€8.100 >60d) 3. Privé-gebruik auto - welk percentage?
Leverancier Onderhandeling
Bereid je voor op onderhandelingen met data
Ik heb een gesprek met leverancier "Office Supplies BV". Geef me: - Totaal besteed afgelopen 2 jaar - Trend (meer/minder) - Vergelijking met andere leveranciers in zelfde categorie - Onderhandelingspunten
🤝 Onderhandeling Prep: Office Supplies BV 📊 JOUW POSITIE • Totaal 2024: €18.500 • Totaal 2025: €24.200 (+31%) • Gemiddelde order: €850 • Betalingsgedrag: 100% op tijd 📈 TREND Je bent een groeiende klant (+31% YoY) → Sterke onderhandelingspositie! ⚖️ VERGELIJKING CATEGORIE • Office Supplies BV: €24.200 (68%) • Kantoor Direct: €8.500 (24%) • Amazon Business: €2.800 (8%) 💡 ONDERHANDELINGSPUNTEN 1. "We besteden €24K/jaar en groeien 30%" 2. "Concurrent biedt 15% korting bij €20K+" 3. "Wij betalen altijd op tijd - waarde dat?" 4. Vraag: Staffelkorting bij €30K/jaar? 🎯 DOEL: 10-15% korting of betere voorwaarden
Productie KPI: kilo per maand per mix
Tel gereedmeldingen op realisatiedatum en bewaak houdbaarheid (THT)
Ik run een productiebedrijf in Exact Online Manufacturing. Geef me: - Hoeveel kilo per maand gereedgemeld per mix (op realisatiedatum) - Welke productieorders achterlopen op planning - Welke grondstofbatches deze maand verlopen (THT)
🏭 Productieoverzicht - juni 2026 📦 GEREEDGEMELD PER MIX (kilo per maand) ┌───────────┬──────────┬──────────┐ │ Mix │ Mei │ Juni │ ├───────────┼──────────┼──────────┤ │ MIX-001 │ 4.250 kg │ 4.820 kg │ │ MIX-002 │ 1.180 kg │ 1.640 kg │ └───────────┴──────────┴──────────┘ ⏰ PRODUCTIEORDERS ACHTER OP PLANNING - SO-10432 (MIX-001): gepland 12-06, 60% gereed - SO-10455 (MIX-002): gepland 14-06, nog niet gestart 🧪 BATCHES MET THT DEZE MAAND - GRONDSTOF-Y, batch B-2231: THT 28-06, 320 kg beschikbaar - GRONDSTOF-Z, batch B-2240: THT 30-06, 95 kg beschikbaar
IBAN-controle tegen factuurfraude
Vergelijk het rekeningnummer op een factuur met het IBAN in de crediteurstam
Controleer inkoopfactuur 26H246630 van LVG Showtechniek. Vergelijk het IBAN op de factuur met het IBAN dat in de crediteurstam staat. Wijkt het af? Geef dan een waarschuwing.
🛡️ IBAN-controle inkoopfactuur 26H246630 Leverancier: LVG Showtechniek (crediteur 1004038) IBAN op factuur: NL80 INGB 0001 2385 38 IBAN in crediteurstam: NL80 INGB 0001 2385 38 ✅ Komt overeen, de betaling kan veilig worden klaargezet. Waarom dit telt (voorbeeld waar het misging): Boekstuk 26601438 (Manutan) stond per ongeluk op crediteur Technische Unie. De IBAN's weken af, een signaal van een verkeerd gekozen crediteur of een gewijzigd rekeningnummer.
G-rekening controleren en verdelen (WKA)
Vind inkoopfacturen waar de g-rekeningsplitsing ontbreekt en zet het bedrag er in één keer op
Loop de inkoopfacturen van deze maand na op de g-rekening. Welke leveranciers hebben een g-rekening in de crediteurstam, en bij welke van hun facturen ontbreekt het bedrag g-rekening nog? Zet bij de facturen die eronder vallen 25% op de g-rekening.
🏦 G-rekeningcontrole inkoopfacturen
Leveranciers met een g-rekening: 3 van de 41
(herkend aan het 099-nummer in het IBAN)
Facturen zonder splitsing gevonden: 7
✅ Bijgewerkt (5 facturen, samen € 46.812,50 → € 11.703,13
naar de g-rekening). Voorbeeld boekstuk 26600123:
€ 12.773,97 → € 9.580,48 gewone rekening
+ € 3.193,49 g-rekening
Eén betaling, netjes gesplitst over twee rekeningen.
⚠️ 2 facturen overgeslagen: die staan op een fiatteringsconditie
en niet op krediet. Exact staat een splitsing daar niet toe.
Zet de betalingsconditie om, dan lopen ze alsnog mee.
Materialenfacturen zijn overgeslagen: daar zit geen
arbeid in, dus geen ketenaansprakelijkheid.Inkoopfactuur controleren tegen je eigen werkwijze
Laat AI de factuur naast je vaste werkafspraken leggen en afwijkingen vinden
Hier is een inkoopfactuur (PDF). Controleer hem tegen onze werkwijze: - klopt het grootboek en de kostenplaats? - valt de boeking in de juiste periode? - staat de juiste referentie erop? - komt het bedrag overeen met de bestelling?
🔎 Documentcontrole inkoopfactuur ✅ Grootboek 7000 (inkoop materiaal) past bij deze leverancier ✅ Periode 2026-06 klopt met de factuurdatum ⚠️ Referentie ontbreekt: geen ordernummer op de factuur ⚠️ Bedrag wijkt €120 af van de bestelling (mogelijk meerwerk) Advies: vraag het ordernummer op en bevestig het meerwerk voordat je de factuur goedkeurt. AI signaleert, jij beslist.
Een specifieke leveranciersfactuur direct vinden
Zoek op het factuurnummer van de leverancier, zonder een hele periode door te spitten
Zoek inkoopfactuur 26H246630 op. Ik wil weten op welke datum, welk bedrag en op welke crediteur die geboekt is.
🔍 Gevonden op leveranciersreferentie 26H246630 Boekstuk: 26600410 Leverancier: Tritel / Hallo Boekdatum: 14-06-2026 Bedrag: €342,00 Grootboek: 4500 (telefonie) Geen hele periode meer doorspitten: je zoekt direct op het factuurnummer dat op de PDF van de leverancier staat.
Geef je boekhouding een geheugen (kenniscockpit)
Werk vanuit een vaste werkruimte met je eigen documentatie, niet vanuit losse vragen
Gebruik onze kenniscockpit (werkwijzen, grootboekschema en eerdere rapporten) en maak de maandrapportage van juni. Bouw voort op de analyse van mei en markeer wat er is veranderd.
🧠 Maandrapportage juni (vanuit de kenniscockpit) Op basis van je eigen documentatie en het rapport van mei: - Omzet juni €138.200 (+8% t.o.v. mei) - Marge stabiel op 31% - Nieuw signaal: debiteur X loopt op naar 52 dagen - Werkwijze toegepast: kosten boven €5.000 apart toegelicht Doordat de cockpit je eerdere rapporten onthoudt, wordt elke maand een beetje slimmer dan losse, op zichzelf staande vragen.
Verder lezen op de blog
Praktische uitleg en voorbeelden per onderwerp.
✅ Controle & compliance
⚡ Sneller werken
💡 Hoe krijg je betere resultaten?
Wees specifiek
In plaats van "Geef me een overzicht", vraag "Geef me een overzicht van openstaande facturen boven €1000, gesorteerd op ouderdom, met klantgegevens erbij."
Vraag om formaat
Specificeer hoe je het wilt: "Als tabel", "Als bullet points", "Als e-mail", "Als Excel formule", "Als HTML pagina".
Combineer taken
"Analyseer mijn debiteuren EN schrijf een mail naar de top 3 wanbetalers" - de AI kan meerdere stappen in één keer uitvoeren.
Vraag om uitleg
"Leg uit waarom je deze aanbeveling doet" of "Wat betekent dit voor mijn cashflow?" - de AI kan context en advies geven.
🔄 Consistente output voor Finance
Als finance professional wil je elke keer hetzelfde format. Hier zijn drie manieren om consistentie te garanderen:
1. Custom Instructions instellen
Zowel Claude als ChatGPT hebben "Custom Instructions" - regels die altijd gelden. Stel hier je voorkeuren in:
Voorbeeld Custom Instructions:
Ik ben financial controller bij een Nederlands MKB-bedrijf. Bij financiële rapporten: - Gebruik altijd Nederlandse valutanotatie (€1.234,56) - Datums in DD-MM-YYYY format - Toon percentages met 1 decimaal - Sorteer tabellen op bedrag (hoogste eerst) - Voeg altijd een totaalregel toe - Markeer negatieve bedragen in rood Bij e-mails: - Zakelijke maar vriendelijke toon - Onderteken met "Met vriendelijke groet" - Vermeld altijd betalingstermijn
2. Prompt Templates opslaan
Bewaar je meest gebruikte prompts in een notitie-app of tekstbestand. Kopieer en plak ze elke keer:
📁 Mijn Finance Prompts:
Wekelijks debiteurenoverzicht:"Geef debiteurenoverzicht per [DATUM]. Tabel met: klant, factuurnr, bedrag, vervaldag, dagen over tijd. Sorteer op dagen over tijd (hoogste eerst). Voeg actieadvies toe bij >30 dagen."
Maandelijkse BTW check:"BTW overzicht [MAAND]. Split per tarief (21%, 9%, 0%). Toon: omzet, BTW, voorbelasting, saldo. Markeer afwijkingen >5% vs vorige maand."
Kwartaalrapport directie:"Management rapport Q[X] [JAAR]. Inhoud: 1) KPIs (omzet, marge, DSO), 2) Top 5 klanten, 3) Cashflow, 4) Risico's, 5) Forecast. Max 2 pagina's, bullet points."
3. Vorig resultaat uploaden
De simpelste manier voor consistentie: upload het vorige rapport als voorbeeld. Claude kopieert exact het format.
Hoe het werkt:
- Upload je vorige rapport/mail/document als bijlage
- Vraag:
"Maak hetzelfde rapport maar dan voor deze maand" - Claude analyseert de structuur en past dezelfde opmaak toe
Tip: Dit werkt met PDF, Word, Excel, en zelfs screenshots van rapporten. Je krijgt gegarandeerd dezelfde kolommen, dezelfde sortering, dezelfde stijl.
4. Claude Skills gebruiken Nieuw!
Agent Skills zijn herbruikbare instructiepakketten die Claude automatisch laadt voor specifieke taken. Perfect voor terugkerende finance workflows.
Voorbeeld Finance Skill:
--- name: maandrapport-finance description: Genereert maandelijkse financiële rapporten in vast format --- # Maandrapport Finance Bij het maken van financiële rapporten: ## Format - Gebruik tabellen met kolommen: Omschrijving | Bedrag | % van totaal - Nederlandse notatie: €1.234,56 - Datums: DD-MM-YYYY - Altijd totaalregel onderaan ## Structuur 1. Management samenvatting (max 5 bullets) 2. Omzet vs budget 3. Kosten analyse 4. Cashflow 5. Openstaande posten 6. Actiepunten ## Stijl - Zakelijk Nederlands - Negatieve trends in rood markeren - Vergelijk altijd met vorige periode
Skills werken in Claude.ai (betaalde plannen), Claude Code, en via de API. Bekijk voorbeelden op GitHub →
5. Claude Cowork Nieuw 2026!
Cowork is een nieuwe functie in Claude Desktop (macOS) waarbij Claude direct in je bestanden werkt. Geef Claude toegang tot een map en laat het zelfstandig taken uitvoeren.
📊 Rapporten genereren
"Maak elke maand een rapport in /Finance/Rapporten"
📧 Mails voorbereiden
"Schrijf herinneringsmails naar /Concepten"
📑 Excel updaten
"Update het cashflow model met nieuwe data"
🎬 Presentaties maken
"Maak een PowerPoint voor de board meeting"
Voordeel: Claude leest je bestaande bestanden en templates, dus output is automatisch consistent met je huidige documenten.
Pro tip 1: Begin je prompt met "Gebruik exact hetzelfde format als vorige keer" als je in dezelfde chat werkt. De AI onthoudt de context.
Pro tip 2: Exporteer een goed rapport naar PDF en bewaar het als "template". Upload het elke keer als referentie voor nieuwe rapporten.
📋 Stap-voor-stap Workflows
Complete workflows van begin tot eind. Volg deze stappen voor terugkerende taken.
1Maandafsluiting Workflow
Openstaande posten controleren
"Geef overzicht openstaande debiteuren en crediteuren per vandaag. Markeer posten >30 dagen."Omzet vs vorige maand vergelijken
"Vergelijk omzet deze maand vs vorige maand. Toon verschil in € en %. Verklaar grote afwijkingen."BTW controle
"Bereken BTW positie deze maand. Splits per tarief. Signaleer facturen zonder BTW."Management rapport genereren
"Maak management rapport [MAAND]. KPIs, top klanten, cashflow, risico's. Max 1 A4."Herinneringen versturen
"Schrijf herinneringsmail voor elke klant met facturen >14 dagen. Vriendelijke toon, specifieke bedragen."2BTW Aangifte Voorbereiding
Omzet per BTW-tarief ophalen
"Geef omzet Q[X] uitgesplitst per BTW-tarief: 21%, 9%, 0%, verlegd, EU-levering."Voorbelasting berekenen
"Bereken totale voorbelasting Q[X] uit inkoopfacturen. Splits per BTW-tarief."Afwijkingen controleren
"Check facturen met afwijkende BTW (0% binnenland, geen BTW-nr bij EU). Lijst voor handmatige controle."Aangifte samenvatting
"Vul BTW-aangifte rubrieken 1a t/m 5b in. Format: rubriek | omschrijving | bedrag. Te betalen/ontvangen onderaan."3Jaarafsluiting voor Accountant
Proefbalans genereren
"Proefbalans per 31-12-[JAAR]. Alle grootboekrekeningen met saldo. Debet/credit kolommen."Openstaande posten lijst
"Debiteurenlijst per 31-12 met: klant, factuurnr, datum, bedrag, ouderdom. Totaal moet aansluiten op balans."Vaste activa overzicht
"Overzicht vaste activa: aanschafwaarde, afschrijvingen, boekwaarde per 31-12."Aandachtspunten voor accountant
"Analyseer administratie [JAAR]. Signaleer: dubieuze debiteuren, ongebruikelijke boekingen, ontbrekende info."👤 Guides per Rol
Verschillende rollen hebben verschillende behoeften. Hier zijn specifieke voorbeelden per functie.
CFO / Directie
High-level inzichten en strategische beslissingen
"Vergelijk onze marges met vorig jaar"
"Wat is onze runway bij huidige burn rate?"
"Forecast omzet komende 6 maanden"
"Board presentatie Q4 met grafieken"
Financial Controller
Analyse, rapportage en compliance
"Budget vs actuals analyse per kostenplaats"
"Reconciliatie bank vs grootboek"
"Intercompany saldilijst per entiteit"
"Maandrapport met variantie-analyse"
Boekhouder
Dagelijkse administratie en controles
"Welke facturen zijn nog niet betaald?"
"Check dubbele boekingen deze maand"
"BTW-codes controleren op facturen"
"Herinneringsmail schrijven voor klant X"
📅 Finance Kalender
Wanneer welke rapporten en checks uitvoeren? Plan je AI-taken in je agenda.
Wekelijks
- ✓Maandag: Debiteurenoverzicht, bel achterstallige klanten
- ✓Woensdag: Cashflow update, facturen goedkeuren
- ✓Vrijdag: Week-update naar management
Maandelijks
- ●Dag 1-5: Maandafsluiting vorige maand
- ●Dag 5-10: Management rapport
- ●Dag 15: Cashflow forecast update
- ●Dag 25: BTW-check (kwartaalmaanden)
Kwartaal & Jaar
- ◆Kwartaal: BTW-aangifte, board rapport
- ◆Half jaar: Budget review, forecast update
- ◆December: Jaarafsluiting voorbereiden
- ◆Januari: Jaarrekening voor accountant
🏢 Voorbeelden per Sector
Elke sector heeft specifieke vragen. Hier zijn voorbeelden voor veelvoorkomende branches.
Retail & E-commerce
Webshops, winkels, groothandel
"Wat zijn mijn best verkopende producten deze maand?"
"Vergelijk marges per productcategorie"
"Seizoensanalyse: omzet december vs rest van jaar"
"Klanten die >3x besteld hebben maar niet recent"
Dienstverlening
Consultancy, bureaus, freelancers
"Omzet per klant dit jaar, wie is mijn grootste?"
"Gemiddelde factuurwaarde en betalingstermijn per klant"
"Projecten met negatieve marge identificeren"
"Recurring revenue vs eenmalige omzet"
Productie & Maakindustrie
Fabrieken, ambacht, productie
"Inkoopkosten grondstoffen vs vorig kwartaal"
"Analyse leveranciers: wie is betrouwbaar qua prijs?"
"Kostprijs per product categorie berekenen"
"Voorraadwaarde en omloopsnelheid"
ZZP & Freelance
Eenmanszaken, freelancers
"Hoeveel heb ik dit jaar gefactureerd?"
"Wat is mijn effectieve uurtarief per klant?"
"Bereid mijn IB-aangifte voor: omzet en kosten"
"Zelfstandigenaftrek check: voldoe ik aan urencriterium?"
🔗 Hoe combineer je het met andere tools?
De output van AI kun je direct gebruiken in andere tools. Hier zijn de beste combinaties.
Excel / Google Sheets
Vraag om data als CSV of tabel format
"Exporteer als CSV die ik in Excel kan plakken"Power BI / Tableau
Vraag om data in het juiste format
"Format data voor Power BI import"Notion / Confluence
Markdown format voor documentatie
"Output als Markdown voor Notion"Outlook / Gmail
Direct kopieerbare e-mailtekst
"Schrijf mail die ik direct kan versturen"📦 Welke Exact Online modules worden ondersteund?
Exact Online heeft verschillende modules. Hier is wat we momenteel ondersteunen via de API.
✓ Ondersteund
- • Financieel - Grootboek, journaalposten, W&V, balans
- • Debiteuren - Verkoopfacturen, openstaande posten, ouderdomsanalyse (0-30, 31-60, 61-90, 90+ dagen)
- • Crediteuren - Inkoopfacturen, leveranciers, ouderdomsanalyse
- • Relatiebeheer - Klanten, leveranciers, contacten
- • BTW - BTW-overzichten per tarief
- • Bankmutaties - Transacties, afschriften
- • Rekeningschema - Grootboekrekeningen
- • Kostenplaatsen - Per transactieregel
- • Kostendragers - Per transactieregel
- • Budgetvergelijking - Werkelijk vs budget per grootboek
- • Projecten & uren - Projecten, WIP, urenregistratie
- • Voorraad & artikelen - Voorraadposities, artikelen
- • Handel - Verkooporders, offertes
◐ Gedeeltelijk
- • Multi-valuta - Leest data in originele valuta, geen automatische conversies
- • Documenten - Metadata leesbaar, geen PDF-inhoud
✗ Nog niet ondersteund
- • Productie - BOM, werkorders
- • HRM - Salarisadministratie
Tip: Wil je specifieke modules? Laat het ons weten, we breiden regelmatig uit op basis van klantvragen.
⚠️ Beperkingen - Wat kan het NIET?
Eerlijk zijn over beperkingen zorgt voor realistische verwachtingen. Dit zijn de grenzen:
❌ Kan NIET
- ✗Zomaar data aanpassen: standaard alleen lezen. Schrijven kan alleen op Pro en Enterprise als je het zelf per administratie aanzet. Verwijderen staat standaard uit, ook als schrijven aan staat.
- ✗Facturen versturen - Wel opstellen, maar jij verstuurt
- ✗Betalingen doen - Geen toegang tot bankrekeningen
- ✗Real-time sync - Data is van moment van opvragen
- ✗Fiscaal advies - Geen vervanging voor accountant
- ✗100% accuraat - Altijd controleren, AI kan fouten maken
✓ Kan WEL
- ✓Financiële data lezen - Facturen, klanten, grootboek, BTW
- ✓Rapporten maken - W&V, balans, debiteurenoverzicht
- ✓Analyseren - Trends, afwijkingen, vergelijkingen
- ✓Documenten genereren - Mail, PDF, Excel, PowerPoint
- ✓Controleren - BTW, dubbele boekingen, afwijkingen
- ✓Kostenplaatsen/dragers - Per transactie inzichtelijk
- ✓Multi-administratie - Meerdere divisies/bedrijven
Belangrijk: AI is een hulpmiddel, geen vervanging. Controleer altijd belangrijke cijfers voordat je ze gebruikt voor beslissingen of aangiftes. Bij twijfel, raadpleeg je accountant.
🔧 Troubleshooting
Output niet wat je verwacht? Hier zijn de meest voorkomende problemen en oplossingen.
Getallen kloppen niet / andere bedragen dan in Exact▼
Mogelijke oorzaken:
- • AI heeft gefilterd op andere periode dan je bedoelde
- • Valuta conversie of BTW in/exclusief verwarring
- • Niet alle administraties meegenomen
Oplossing: Wees specifiek over periode, administratie, en of je BTW inclusief of exclusief wilt.
"Omzet januari 2026, administratie [NAAM], exclusief BTW, alleen status 'Verwerkt'"Format is anders dan vorige keer▼
Oorzaak: Nieuwe chat sessie, AI onthoudt vorige format niet.
Oplossing:
- 1. Upload het vorige rapport als voorbeeld
- 2. Gebruik Custom Instructions met je format voorkeuren
- 3. Gebruik Claude Skills voor vaste templates
"Geen data gevonden" terwijl er wel data is▼
Mogelijke oorzaken:
- • Verkeerde administratie geselecteerd (bij meerdere)
- • Filter te strikt (bijv. alleen "Betaald" status)
- • Exact Online connectie verlopen
Oplossing: Vraag eerst "Welke administraties heb ik?" en "Toon alle facturen zonder filter" om te checken.
AI begrijpt mijn vraag niet goed▼
Tips voor betere vragen:
- • Wees specifiek: "omzet" → "verkoopomzet exclusief BTW"
- • Geef context: "voor mijn maandrapport aan de directie"
- • Specificeer output: "als tabel met kolommen X, Y, Z"
- • Gebruik voorbeelden: "zoals vorige maand, maar dan voor februari"
Connectie werkt niet / foutmelding▼
Stappen:
- Ga naar praatmetjeboekhouding.nl/connect
- Verbreek de huidige connectie
- Maak opnieuw verbinding met Exact Online
- Kopieer de nieuwe configuratie naar je AI tool
Blijft het probleem? Neem contact op.
Veelgestelde vragen over AI + Exact Online
Hoe actueel is de data die de AI gebruikt?
Kan de AI per ongeluk mijn boekhouding aanpassen?
Welke data kan de AI zien?
Kan ik dit gebruiken voor meerdere administraties?
Hoeveel kost dit per maand?
Wordt mijn data gebruikt om AI te trainen?
Meer weten over privacy per AI-tool? Lees de privacy-handleiding of bekijk de prijzenpagina.
📥 Kant-en-klare Prompts
Kopieer deze prompts direct naar je AI. Vervang [WAARDEN] door je eigen gegevens.
📊 Maandrapport
Maak management rapport [MAAND] [JAAR]. Inhoud: 1. Samenvatting (3 bullets max) 2. Omzet vs vorige maand (tabel + %) 3. Top 5 klanten met omzet 4. Openstaande debiteuren >14 dagen 5. BTW positie 6. Actiepunten Format: Nederlands, €-notatie, 1 decimaal percentages.
📧 Herinneringsmail
Schrijf herinneringsmail aan [KLANTNAAM]. Inhoud: - Overzicht openstaande facturen (tabel) - Per factuur: nummer, datum, bedrag, dagen achterstallig - Totaal openstaand bedrag - Verzoek tot betaling binnen 7 dagen - Vriendelijke maar zakelijke toon Onderteken met [JOUW NAAM] en [BEDRIJFSNAAM].
🧾 BTW Voorbereiding
BTW aangifte voorbereiding Q[X] [JAAR]. Geef: 1. Omzet per BTW-tarief (21%, 9%, 0%, verlegd) 2. Voorbelasting uit inkoopfacturen 3. Te betalen/ontvangen saldo 4. Controle: facturen met afwijkende BTW 5. Format passend bij Belastingdienst rubrieken Administratie: [NAAM indien meerdere]
📈 Cashflow Forecast
Cashflow forecast komende 3 maanden. Gebaseerd op: - Openstaande debiteuren (verwachte ontvangst) - Openstaande crediteuren (te betalen) - Historisch betalingsgedrag per klant - Vaste lasten uit boekhouding Output als tabel: maand | inkomsten | uitgaven | saldo Eindig met totaal verwachte cashpositie.
Klaar om dit zelf te proberen?
Verbind je Exact Online administratie en ontdek wat mogelijk is.