Inkoopfacturen controleren: klopt wat er geboekt is?

Wat er in drie maanden uit kwam

Bij een klant met meerdere administraties draait sinds 20 april elke werkdag een controle op de boekingen van de dag ervoor. Ongeveer veertig gelogde rondes. Elke ronde eindigt met een afwijkingenlijst met sluitende tellingen, dus de gecontroleerde scope is gelijk aan het gecontroleerde bedrag. Geen stille steekproef.

Wat je hierbij hoort te weten: die opzet hebben wij zelf gebouwd en beheren wij mee. Het is geen klant die dit zelfstandig draait. Dat maakt de uitkomsten niet minder waar, maar het bewijst minder dan wanneer iemand het op eigen houtje had gedaan.

Wat er per boeking wordt nagekeken

Dit is de lijst zoals hij daar draait. Neem hem over en pas hem aan op wat er bij jou misgaat. Je hebt er niets voor nodig behalve je eigen administratie.

• ·Het bedrag: tegen wat er op de factuur staat.
• ·De crediteur: is de leverancier op de boeking dezelfde als de afzender van de factuur?
• ·Het factuurkenmerk: letter voor letter, niet op het oog.
• ·Duplicaten: is deze factuur al eerder geboekt, onder een ander boekstuknummer?
• ·Het rekeningnummer: komt het overeen met wat er in de crediteurenstam staat?
• ·Kostenplaats en kostendrager: per regel, niet alleen op de kop van de boeking.
• ·De periode: hoort dit bedrag in deze maand, of loopt het over meerdere periodes?
• ·De administratie: staat de factuur bij de juiste entiteit van de groep?

De vraag die je stelt is niet ingewikkeld. Iets in de trant van: kijk de inkoopboekingen van gisteren na tegen de bijbehorende factuur, en let per boeking op de punten hierboven.

Hoe je weet dat de controle zelf klopt

Een controle die je niet kunt narekenen is een gerustheid, geen controle. Deze is op drie manieren getoetst, en de uitkomst was niet alleen maar gunstig.

1. 1

   Blind opnieuw gedraaid. Een eerder gecontroleerde periode is per week nog een keer doorlopen, zonder de eerdere uitkomsten te kennen. Alle afwijkingen kwamen er opnieuw uit. De uitkomst is dus reproduceerbaar en niet toevallig.

2. 2

   Een onafhankelijke review erop gezet. Die vond vier echte fouten die onze eigen checks hadden gemist, en drie valse alarmen. Allebei zijn ze in de werkwijze verwerkt. Dat zetten we er expres bij, want een controle die volgens zichzelf nog nooit iets heeft gemist, is niet getoetst.

3. 3

   Zesmaal aangescherpt in zes weken. Elke keer na een echte misser. Zo zijn de duplicaatcheck, de controle op het factuurkenmerk en de vaste stap op het rekeningnummer erin gekomen.

Er hoort nog iets bij dat minstens zo belangrijk is: het verschil tussen fout en anders. Twee grootboekrekeningen wisselden structureel van plaats tussen een bronsysteem en de boekhouding. Dat is geen fout maar een bekend verschil, dus daar wordt alleen de som getoetst. Het staat vast in een lijst "afwijkend maar juist", per entiteit, met een akkoordkolom. Vijf eerdere meldingen zijn na verificatie weer ingetrokken.

De grens: signaleren, niet boeken

Controleren is alleen lezen. Er wordt gekeken en gemeld, en er verandert niets in je administratie. Dat is geen beperking waar we omheen werken, het is hoe de opzet bedoeld is: de controle signaleert, jij beslist en boekt.

Dat zie je terug in wat er wordt bijgehouden. Een logboek dat alleen aangroeit, een controlelog per ronde, de lijst met erkende afwijkingen, en toewijzing per persoon. Wil je later dat er na jouw akkoord ook geboekt wordt, dan kan dat op Pro en Enterprise, zet je het zelf aan per administratie, en staat elke schrijfactie in het logboek met datum en tijd. Voor alleen nakijken hoef je daar niets aan te doen.

Wat een ronde kost

Goed om vooraf te weten, want een controleronde verbruikt meer dan een losse vraag. Een volledige credit-control-ronde over ongeveer negentig openstaande posten kostte circa 25 opvragingen. Een periodecontrole over 321 boekstukken liep via 13 deelcontroles.

Praktisch betekent dat: een wekelijkse ronde past ruim binnen het gratis plan, een dagelijkse ronde over meerdere administraties niet. Wat je verbruikt zie je exact in je dashboard, dus je hoeft het niet te schatten. Alle plannen en limieten staan bij elkaar.

Wat niet kan

Drie dingen die we liever vooraf zeggen dan achteraf.

• ·Afletteren kan niet. Dat zit niet in de koppeling die Exact aanbiedt, dus wij kunnen het niet. Signaleren welke posten bij elkaar horen kan wel, het koppelen zelf doe je in Exact.
• ·Betaalgedrag over de tijd kunnen we niet zien. Of een klant vaker te laat betaalt, staat niet in de koppeling. De stand van vandaag wel: wat open staat, hoe oud het is, en wat echt actie waard is.
• ·Een oordeel blijft een oordeel. Bij de credit-control-ronde bleken vier posten van samen bijna 25.000 euro geen vordering maar afboekingen. Dat kwam eruit als vraag, niet als conclusie. Waar een besluit nodig is, wordt er geen aanmaning geschreven.

Hoe nieuw dit is

De dagelijkse inkoopcontrole draait sinds 20 april aaneengesloten, dus daar zit drie maanden praktijk achter. De verkoopcontrole tegen een bronsysteem is jonger: live sinds eind juni, vier rondes, 52 facturen, één afwijking die geen fout bleek.

Het is bewust opgebouwd van één check naar een set, telkens na iets dat misging. Zo zou ik het zelf ook doen: begin met de controle waarvan je weet dat hij bij jou weleens misgaat, en breid pas uit als die een paar weken meeloopt.

Verder lezen

• G-rekening en ketenaansprakelijkheid nakijken, een controle waarvan het ontbreken je vrijwaring kost.
• Je boekhouding naast je mail en je CRM, voor controles die buiten de boekhouding beginnen.
• Kant-en-klare prompts, met per prompt of hij ooit echt bij een klant gedraaid heeft.