In een notendop
Wat je met Exact Online en AI kunt doen, ook over meerdere administraties
Je koppelt je Exact Online administratie aan de AI-assistent die je al gebruikt. Daarna doe je er vier soorten werk mee: cijfers opvragen, ze uitleggen, boekingen nakijken en boekingen maken. Deze pagina zet die vier op een rij en zegt precies wat er wel en niet kan als je meerdere administraties naast elkaar wilt bekijken.
Er zitten 118 losse opvragingen onder. Je hoeft er geen enkele te kennen, want je stelt je vraag in gewoon Nederlands en je assistent kiest zelf welke hij nodig heeft.
De vier lagen
Ze lopen van opvragen naar ingrijpen. De eerste drie kijken alleen; de vierde is de enige die iets in je administratie verandert. Je kunt bij laag één beginnen en er nooit voorbij gaan.
Rapporteren
Wat is er gebeurd?
De cijfers ophalen zoals ze in Exact staan, in de vorm die jij vraagt. Een winst-en-verliesrekening, een openstaande-postenlijst, een btw-overzicht, een ouderdomsanalyse. Geen export en geen rapportagetool ertussen.
"Geef de winst-en-verliesrekening tot en met periode 6, per maand uitgesplitst."
Analyseren
Wat betekent het?
Twee periodes naast elkaar, en dan de vraag wat het verschil verklaart. Hier houdt een rapport op en begint het gesprek: je vraagt door op de post die eruit springt, zonder eerst een nieuwe rapportdefinitie te maken.
"Vergelijk het resultaat tot en met periode 6 met dezelfde periode vorig jaar en noem de vijf grootste verschillen."
Controleren
Klopt het?
Boekingen naast hun brondocument leggen en melden wat afwijkt. Bedrag, crediteur, factuurkenmerk, dubbele boekingen, kostenplaats, periode. Welke controles er lopen bepaal jij, want jij weet wat bij jou misgaat.
"Kijk de inkoopboekingen van gisteren na tegen de facturen en meld alleen de afwijkingen."
Boeken
Doe het.
De uitkomst omzetten in een boeking. Inkoopboekingen, journaalposten, verkoopfacturen, relaties. Dit is de enige laag die iets in je administratie verandert, en de enige die je zelf moet aanzetten per administratie.
"Boek deze inkoopfactuur in het inkoopboek, op de rekening die je bij deze leverancier gewend bent."
Boeken staat standaard uit. Je zet het zelf aan per administratie, en dan alleen op de plannen waar het bij hoort. Verwijderen staat standaard uit, ook als boeken aan staat.
Meerdere administraties tegelijk
Dit is de vraag die boekhouders en kantoren als eerste stellen, dus hier staat het hele antwoord. Er zijn twee routes, ze werken beide, en ze kosten iets heel anders.
Route 1
Alles in één opvraging
Voor winst en resultaat vraag je alle administraties in één keer op. Je krijgt per administratie de jaartotalen van het lopende jaar, met vorig jaar ernaast, tot twintig administraties per keer. Dat is één opdracht, ongeacht hoeveel administraties eronder zitten.
"Bij welke klanten wijkt de winst dit jaar meer dan tien procent af van vorig jaar?"
Route 2
Je assistent loopt ze langs
Elke andere vraag gaat per administratie. Je assistent haalt ze een voor een op en vat de uitkomsten samen tot één overzicht. Dat werkt voor alle vier de lagen, en het kost één opdracht per administratie per opvraging.
"Kijk bij al mijn klanten de inkoopboekingen van vorige week na en meld alleen de afwijkingen."
Wat route 2 kost, met een rekensom
Stel dat je bij dertig klanten een controle doet die per klant vijf opvragingen nodig heeft. Dat zijn honderdvijftig opdrachten. Bij twee van die rondes per maand kom je op driehonderd, en dan weet je meteen welk plan daarbij hoort. Wij rekenen in opdrachten en niet in vragen, precies omdat één vraag over dertig administraties niet één opvraging is.
Je verbruik staat live in je dashboard. De plannen en hun aantallen staan op de prijzenpagina.
Eén grens die niet bij ons ligt
Elke AI-client stelt zelf een maximum aan het aantal acties binnen één gesprek. Een ronde over tientallen administraties tikt dat maximum aan, en dan stopt je assistent halverwege. Wij kunnen die grens niet voor je verzetten, want die zit in het platform dat jij gebruikt.
Wat wel helpt: knip de ronde in delen van tien of vijftien klanten, en begin met route 1 om te zien welke klanten aandacht nodig hebben. Dan loop je alleen die klanten nog langs. Welke grens jouw platform hanteert verschilt per platform en per licentie; die staat in de documentatie van je AI-aanbieder.
Jouw input bepaalt de output
De vier lagen zijn het gereedschap. Wat er uitkomt hangt af van wat je erin stopt, en dat is het deel dat van jou is. Een kantoor dat zijn eigen werkwijze vastlegt krijgt andere antwoorden dan een kantoor dat losse vragen stelt.
Input
Wat jij vastlegt
Per administratie: op welke rekeningen deze klant boekt, wat er bij hem vaker misgaat, welke controles je altijd doet en hoe je rapport eruit hoort te zien. Dat kan in je hoofd zitten, en het kan ook in een map staan die je assistent elke keer leest. Die tweede vorm heet een kenniscockpit, en het sjabloon daarvoor is gratis.
De vier lagen
Wat er gebeurt
Je assistent haalt de cijfers op, legt ze uit, houdt ze tegen jouw controles aan en meldt wat afwijkt. Hoe scherper de input, hoe minder valse meldingen. Wie zijn controleset na een echte misser aanscherpt, merkt dat binnen een paar rondes.
Output
Wat je eruit haalt
Een rapport in jouw opmaak, een lijst afwijkingen om na te lopen, of de boeking zelf. Dat laatste is de laatste stap en niet de eerste: eerst nakijken, dan boeken. De meeste kantoren blijven een tijd bij de eerste twee soorten output, en dat is een verstandige route.
Wat niet kan
Deze dingen worden gevraagd en het antwoord is nee. Dat staat hier zodat je het niet hoeft uit te proberen.
Een correctie op rekeningniveau over alle administraties in één opvraging
De opvraging die alle administraties tegelijk meeneemt geeft totalen, geen losse rekeningen. Wil je bijvoorbeeld de geboekte vennootschapsbelasting eruit halen voor je vergelijkt, dan gaat dat per administratie. Route 2 dus, met de kosten die daarbij horen.
Een ander jaar dan het lopende, in die ene opvraging
Route 1 werkt op het lopende jaar, met vorig jaar erbij als vergelijking. Twee afgesloten jaren naast elkaar over alle administraties vraag je per administratie op.
Bankafschriften afletteren
Dat kan niet via de koppeling die Exact aanbiedt, en dat lossen wij niet met woorden op. Wat wel kan is signaleren welke betaling bij welke openstaande posten past, zodat het aanwijzen nog het enige werk is.
Administraties zien waar je in Exact niet bij mag
Wij lezen de lijst administraties die Exact aan jouw eigen inlog hangt. Wij kennen geen aparte machtiging en delen er ook geen uit. Moet er een administratie bij, dan wordt die koppeling in Exact Online gelegd en niet bij ons.
Veelgestelde vragen
Kan ik één vraag stellen over meerdere administraties tegelijk?
Werkt het ook op administraties van mijn klanten?
Hoeveel administraties mogen er tegelijk aan staan?
Waarom loopt een ronde over veel administraties soms halverwege vast?
Verandert er iets in mijn administratie als ik alleen vraag en controleer?
Moet ik het kenniscockpit-sjabloon gebruiken?
Zelf uitproberen
Het gratis plan werkt op twee administraties en vraagt geen creditcard. Genoeg om route 1 en route 2 naast elkaar te zien en te bepalen wat jouw ronde kost.