Exact Online naast je mail en je CRM

Je boekhouding beantwoordt niet elke vraag: of een factuur klopt met de afspraak in het contract, zie je dat pas als je twee systemen naast elkaar legt. Wij zorgen dat Exact Online meedoet in dezelfde AI-chat als je mail en CRM; die connectoren zijn van je AI-assistent zelf. 3 voorbeelden hiervan draaien vandaag al in productie bij één klant.

Wat hiervan niet van ons is

Dit hoort meteen bovenaan en niet in een voetnoot. De connectoren naar je mail, je CRM en je agenda zitten in je AI-assistent, niet bij ons. Dat je ze in één gesprek kunt combineren, is de kunst van die assistent en niet onze vinding.

Wij doen één ding: zorgen dat je boekhouding meedoet. Zonder dat blijft de administratie het ene systeem waar de AI niet bij kan, en juist daar liggen de cijfers waar de rest tegen getoetst moet worden.

Drie die er draaien

Geen bedachte voorbeelden. Dit zijn er 3 die bij één klant in productie meelopen. Lees eerst de alinea eronder over wat dat wel en niet bewijst.

1

Je eigen werkwijze, elke ochtend nagelopen

vastgelegde bedrijfsprocessen · de boekhouding · mail

De manier waarop deze organisatie werkt, staat vastgelegd. Elke dag worden de boekingen van de dag ervoor daartegen gelegd, en tegen de bijbehorende documenten. Wat afwijkt gaat per mail naar een collega.

Draait dagelijks op 2 administraties. De ontvanger krijgt geen dataset maar een lijst met wat er aangepast moet worden, en beslist zelf wat ermee gebeurt.

De volgorde is hier het hele punt. Zonder die eerst vastgelegde werkwijze is er niets om tegen te toetsen en blijft het bij een algemene indruk.

2

Klopt de factuur met wat je hebt afgesproken?

het CRM · de boekhouding

De verstuurde facturen worden gelegd naast het contract zoals dat in het CRM staat.

Vangt af wat geen van beide systemen alleen kan zien. Het contract weet niet wat er gefactureerd is, en de boekhouding weet niet wat er is afgesproken.

Geen enkel boekhoudpakket kan dit, en dat is geen kritiek op boekhoudpakketten. De afspraak staat er gewoon niet in.

3

Een mail over een betaling, naast de werkelijke stand

mail · de boekhouding · mail terug

Mails van klanten en leveranciers over betalingen en openstaande facturen worden opgehaald. Wat erin beweerd wordt, wordt getoetst aan wat er werkelijk in de administratie staat. Daarna staat er een concept-antwoord klaar.

De mail is hier zowel de bron als de bestemming. Versturen doet een mens.

Dit is de enige van de drie waarbij de keten twee kanten op loopt. Ook hier stopt hij vóór het verzenden.

Wat dit wel en niet bewijst

Alle drie komen uit dezelfde organisatie, en wij hebben die opzet zelf gebouwd en beheren hem mee. Het is dus geen klant die dit op eigen houtje heeft opgetuigd. Dat maakt de uitkomsten niet minder waar, maar het bewijst minder dan wanneer iemand het zonder ons had gedaan. Een tweede, onafhankelijke opzet zou meer waard zijn dan wat er nu ligt, en die hebben we nog niet.

De eerste keten loopt sinds begin juli dagelijks. De andere twee zijn in gebruik zonder dat wij een startdatum hebben vastgelegd, dus daar noemen we er geen.

Ze stoppen alle drie op dezelfde plek

Dat viel ons pas op toen we ze naast elkaar legden. Er wordt gecontroleerd, er wordt gesignaleerd, en er wordt iets klaargezet. De onomkeerbare stap, versturen of definitief boeken, doet een mens.

Dat is geen tekortkoming waar we omheen praten. Het is dezelfde keuze die in de dagelijkse inkoopcontrole als harde regel staat: de controle signaleert, de mens beslist. Het aardige eraan is dat de vraag "durf ik dit aan" daarmee grotendeels vervalt, want er verandert niets zolang jij niets zegt.

Voor het controleren zelf is alleen leestoegang nodig. Schrijven staat standaard uit en zet je zelf aan per administratie, vanaf het Pro-plan (€49 per maand). Zie ook de controle op de G-rekening en ketenaansprakelijkheid, waar diezelfde volgorde eindigt in een boeking, en het controleren van inkoopfacturen, waar de volgorde bewust stopt bij melden.

De boekhouding erbij zetten

Je koppelt je Exact Online aan de AI-assistent die je al gebruikt. Wat daar verder in zit en wat dat mag, bepaal en beheer je zelf.

Probeer gratis

Geen creditcard nodig. Standaard alleen lezen.

Veelgestelde vragen over de boekhouding naast je andere systemen

Wat kan ik hiermee dat met alleen de boekhouding niet kan?
Vragen beantwoorden waarvan het antwoord in twee systemen tegelijk ligt. Of de verstuurde facturen kloppen met het contract, bijvoorbeeld: de boekhouding weet niet wat er is afgesproken en het contract weet niet wat er gefactureerd is. Elk systeem apart kan die vraag niet beantwoorden.
Bouwen jullie de koppeling met mijn mail of mijn CRM?
Nee. Die connectoren zitten in je AI-assistent, niet bij ons, en het combineren ervan is de kunst van die assistent. Wij doen één ding: zorgen dat je boekhouding meedoet in datzelfde gesprek. Dat willen we niet mooier voorstellen dan het is.
Welke AI-assistenten kunnen dit?
Dat bepaalt je AI-assistent, niet wij. Welke andere connectoren erin zitten, wat ze mogen en hoe ze zijn ingesteld, beheer je zelf. Wij kunnen alleen zeggen wat onze kant doet: de boekhouding is beschikbaar in het gesprek, standaard alleen lezen.
Verstuurt de AI de mail zelf?
In de opzet waar dit draait niet. Er wordt gecontroleerd en er staat een concept klaar, en een mens leest het na en verstuurt. Alle drie de ketens hieronder stoppen op dezelfde plek: vlak voor de handeling die je niet kunt terugdraaien.
Werkt dit ook elke dag automatisch, als geplande taak?
In de opzet waar dit draait wel: de controle loopt dagelijks en de uitkomst gaat per mail naar een collega. Of dat bij jou kan, hangt af van je eigen AI-assistent. Wij leveren de boekhoudkant, niet de planner.
Moet de AI hiervoor in mijn administratie kunnen schrijven?
Voor het controleren niet. Alle drie de voorbeelden hieronder zijn leeswerk aan onze kant: er verandert niets in de administratie. Schrijven staat standaard uit en zet je zelf aan per administratie, vanaf het Pro-plan (€49 per maand).

Laatst bijgewerkt: augustus 2026