Jaarrekening voorbereiden: van 8 uur naar 30 minuten met AI
Jaarrekening voorbereiden in Exact Online kost al snel een volle werkdag per administratie: proefbalans, W&V, openstaande posten en BTW stuk voor stuk verzamelen. Met AI stel je 10 vaste vragen en heb je dezelfde informatie in 30 minuten. Kantoren herhalen die checklist per klant, onbeperkt, voor 249 euro per maand op het Enterprise-plan.
In het kort
- Jaarrekening voorbereiden in Exact Online kost al snel 8 uur per administratie
- Met AI: stel 10 vragen en je hebt alles — proefbalans, W&V, openstaande posten, BTW
- Tijdsbesparing: van 8 uur naar 30 minuten per administratie
- Kantoren: herhaal dezelfde checklist per administratie — schaalbaar met Enterprise
Het is weer zover. Jaarrekening voorbereiden. Je opent Exact Online, klikt naar de proefbalans, exporteert naar Excel, checkt de winst-en-verliesrekening, loopt de openstaande posten door, controleert de afschrijvingen, stemt de BTW af. Per administratie kost dat al snel een volle werkdag. Bij 50 administraties ben je weken bezig.
Er is een snellere manier.
Het probleem: klikken, exporteren, controleren
Jaarrekening voorbereiden in Exact Online is geen moeilijk werk. Het is veel werk. Elke stap is op zich overzichtelijk, maar samen kosten ze uren:
- Proefbalans trekken — navigeren naar financieel, rapportages, juiste periode selecteren, exporteren
- Winst-en-verliesrekening checken — apart rapport openen, vergelijken met vorig jaar
- Openstaande debiteuren controleren — ouderdomsanalyse openen, filteren op peildatum 31 december
- Openstaande crediteuren controleren — zelfde proces, andere kant
- Banksaldo verifiereren — bankmodule openen, saldo per jaareinde checken
- Afschrijvingen nakijken — vaste activa module, status per activum controleren
- BTW afstemmen — BTW-overzicht per kwartaal opvragen, optellen, vergelijken met aangiftes
- Dubbele facturen checken — handmatig zoeken of een export naar Excel maken
Elke stap is 5 tot 10 kliks. Bij elkaar opgeteld: een volle werkdag per administratie. En dan heb je alleen de data verzameld — de analyse moet nog beginnen.
De AI-aanpak: vragen stellen in plaats van klikken
Met Praat met je Boekhouding stel je gewoon een vraag. De AI combineert achter de schermen meerdere MCP tools — proefbalans ophalen, openstaande posten filteren, BTW-overzicht berekenen — en geeft je het antwoord direct.
Geen Exact Online openen. Geen rapporten exporteren. Geen Excel. Je typt een vraag, je krijgt een antwoord.
Het resultaat: dezelfde informatie die je normaal in 8 uur verzamelt, heb je in 30 minuten bij elkaar. En de AI kan de data ook direct analyseren — afwijkingen signaleren, vergelijkingen maken, inconsistenties vinden.
De 10 vragen checklist
Dit zijn de 10 vragen waarmee je een complete jaarrekening voorbereiding doet. Kopieer ze, stel ze aan je AI-assistent, en je hebt alles wat je nodig hebt.
- "Geef me de proefbalans van 2025"
Basis van alles. Debet en credit moeten in balans zijn. De AI haalt alle grootboekrekeningen op en controleert de aansluiting.
- "Wat is de W&V over heel 2025?"
Omzet, kosten en resultaat in een overzicht. De AI groepeert automatisch per categorie.
- "Welke facturen staan nog open per 31 december?"
Openstaande debiteuren per jaareinde. Belangrijk voor de balans en voor het beoordelen van de voorziening dubieuze debiteuren.
- "Wat is het banksaldo per 31 december?"
Moet aansluiten bij de proefbalans. De AI haalt de banktransacties op en berekent het saldo per peildatum.
- "Zijn er openstaande inkoopfacturen?"
Openstaande crediteuren. Essentieel voor een juiste balans en om te checken of alle kosten zijn meegenomen.
- "Geef me een BTW-overzicht van Q4 2025"
Laatste kwartaal checken. De AI berekent de af te dragen en de te vorderen BTW uit de transacties.
- "Welke kostenplaatsen hebben de hoogste kosten?"
Inzicht in waar het geld naartoe gaat. Handig voor de toelichting bij de jaarrekening.
- "Zijn er dubbele facturen in 2025?"
Dubbele betalingen zijn een veelvoorkomend probleem. De AI scant op overeenkomende bedragen, datums en leveranciers.
- "Wat is de omzet per maand over 2025?"
Maandelijks overzicht om seizoenspatronen en trends te zien. Nuttig voor de vergelijking met vorig jaar.
- "Vergelijk de proefbalans met de W&V — zijn er afwijkingen?"
De ultieme controle. De AI legt beide rapporten naast elkaar en signaleert elke inconsistentie. Lees meer over deze cross-check methode.
Tijdsbesparing per stap
Hier zie je concreet hoeveel tijd je bespaart per stap. De tijden zijn gebaseerd op een gemiddelde administratie in Exact Online.
| Stap | Handmatig | Met AI |
|---|---|---|
| Proefbalans trekken | 45 min | 2 min |
| W&V controleren | 45 min | 2 min |
| Openstaande debiteuren | 60 min | 3 min |
| Banksaldo verifiereren | 30 min | 2 min |
| Openstaande crediteuren | 60 min | 3 min |
| BTW afstemmen | 60 min | 3 min |
| Kostenplaatsen analyseren | 45 min | 2 min |
| Dubbele facturen checken | 60 min | 3 min |
| Omzet per maand | 30 min | 2 min |
| Cross-check proefbalans vs W&V | 45 min | 3 min |
| Totaal | 8 uur | 25 min |
Dat is een besparing van 93%. En het gaat niet alleen om snelheid — de AI maakt geen fouten bij het overschrijven van getallen, vergeet geen rekeningen, en kan direct afwijkingen signaleren die je handmatig pas na uren zou vinden.
Voor kantoren met meerdere administraties
De echte winst zit in herhaling. Als je dezelfde 10 vragen stelt voor 1 administratie, bespaar je een werkdag. Maar als je ze stelt voor 20 of 50 administraties, bespaar je weken.
Het proces is simpel: wissel van administratie, stel dezelfde 10 vragen, door naar de volgende. Dezelfde checklist, dezelfde volgorde, dezelfde kwaliteit — elke keer.
Met ons Enterprise plan koppel je onbeperkt administraties voor een vast bedrag van 249 euro per maand. Geen extra kosten per administratie, geen verrassingen.
Rekenvoorbeeld:
- 30 administraties x 8 uur = 240 uur handmatig werk
- 30 administraties x 30 minuten = 15 uur met AI
- Besparing: 225 uur per jaarrekeningseizoen
225 uur. Dat is bijna 6 werkweken. Tijd die je kunt besteden aan advies, aan klanten, aan werk dat er echt toe doet.
Klaar om je jaarrekening voorbereiding te versnellen?
Gratis starten118 tools • Exact Online • 10 vragen checklist