Aanmaningen schrijven op basis van je boekhouding via AI
Je AI-assistent haalt eerst je openstaande facturen op uit Exact Online en schrijft daarna per klant een betalingsherinnering of aanmaning in jouw eigen toon, met de juiste factuurnummers, bedragen en vervaldatums erin. Versturen doe je zelf. Een wekelijkse debiteurenronde kost zo 5 tot 10 minuten in plaats van een hele middag.
Aanmaningen schrijven op basis van je boekhoudgegevens via AI werkt in twee stappen: je AI-assistent haalt via een koppeling de openstaande facturen op uit Exact Online, en stelt vervolgens per klant een betalingsherinnering of aanmaning op in jouw toon, met de juiste factuurnummers, bedragen en vervaldatums erin. Het versturen doe je daarna zelf, maar het uitzoek- en schrijfwerk ben je kwijt.
In dit artikel lees je hoe dat in de praktijk gaat, wat het verschil is tussen een herinnering en een aanmaning, welke prompts goed werken, en wat er bewust handmatig blijft.
Hoe haalt de AI mijn openstaande posten op?
Via Praat met je Boekhouding koppel je je Exact Online aan ChatGPT, Claude, Copilot of een ander AI-platform (er worden er 12 ondersteund). Vanaf dat moment kan de assistent live in je administratie kijken: welke verkoopfacturen staan open, hoe lang al, en bij welke klant. Je hoeft dus niets te exporteren of over te typen.
Een logische eerste vraag is daarom niet "schrijf een aanmaning", maar eerst: "welke facturen staan langer dan 30 dagen open?". Dan zie je meteen waar actie nodig is. Hoe je dat overzicht opvraagt en leest, beschrijven we uitgebreider in ons artikel over openstaande facturen opvragen via AI.
Betalingsherinnering of aanmaning: wat laat je de AI schrijven?
De woorden lopen in de praktijk door elkaar, maar er zit een opbouw in:
- Betalingsherinnering: vriendelijk, gaat ervan uit dat de klant het simpelweg vergeten is. Toon: "wellicht is het aan je aandacht ontsnapt".
- Eerste aanmaning: zakelijker, benoemt de vervaldatum en vraagt om betaling binnen een concrete termijn, bijvoorbeeld 14 dagen.
- Laatste aanmaning: formeel, kondigt vervolgstappen aan zoals het uit handen geven van de vordering.
Het sterke van een AI-assistent is dat je die toonladder expliciet kunt meegeven. Je vertelt hoe je normaal met deze klant omgaat, en de assistent schrijft de tekst daarop aangepast: warm voor je vaste klant die één keer te laat is, strakker voor de klant die structureel pas na drie herinneringen betaalt.
En omdat de AI in je administratie kan kijken, kloppen de details. De juiste factuurnummers, de juiste bedragen, de juiste vervaldatum: het staat er allemaal in zonder dat jij iets hoeft op te zoeken of over te typen. Juist dat overtypen is waar in handgeschreven herinneringen de fouten insluipen, en een aanmaning met een verkeerd bedrag erin maakt een ongemakkelijk gesprek alleen maar ongemakkelijker.
Welke prompts werken goed voor aanmaningen?
Voorbeeldprompts:
- "Welke facturen staan langer dan 30 dagen open? Geef per klant het totaalbedrag en de oudste vervaldatum."
- "Schrijf een vriendelijke betalingsherinnering voor [klantnaam] voor de openstaande facturen, met factuurnummers en bedragen erin. Toon: informeel maar professioneel."
- "Stel een eerste aanmaning op voor alle klanten met facturen ouder dan 45 dagen, met een betaaltermijn van 14 dagen. Maak per klant een aparte tekst."
- "Deze klant is een goede relatie die meestal netjes betaalt. Schrijf een herinnering die de relatie goed houdt."
- "Maak de toon van deze aanmaning formeler en kondig aan dat we de vordering anders uit handen geven."
Omdat het een gesprek is, kun je bijsturen tot de tekst klopt. Te stijf? Vraag om een lossere versie. Mis je een factuur? De assistent kijkt opnieuw in de administratie. Je kunt zelfs een eigen voorbeeldmail plakken en vragen om die stijl aan te houden voor alle volgende herinneringen.
Wat blijft handmatig bij aanmaningen via AI?
Eerlijk over de grens: de AI stelt de tekst op, maar verstuurt niets. Je kopieert de aanmaning zelf naar je mailprogramma of je facturatiesoftware en drukt zelf op verzenden. Dat is een bewuste keuze: een betalingsverzoek aan je klant wil je zelf gezien en goedgekeurd hebben voordat het de deur uitgaat.
Ook goed om te weten: de koppeling is standaard read-only. De assistent leest je openstaande posten, maar wijzigt niets in Exact Online. Er wordt dus geen aanmaningsstatus bijgewerkt of factuur aangepast. Schrijfacties (zoals een factuur aanmaken) bestaan wel, maar alleen op Pro of Enterprise en alleen als je dat zelf per administratie aanzet.
Het versturen kost je per klant nog een minuut. Het uitzoeken welke klanten een herinnering nodig hebben en het schrijven van een nette, kloppende tekst per klant: dat werk is weg.
In de praktijk ziet een wekelijkse debiteurenronde er dan zo uit: je vraagt welke facturen te lang openstaan, je bekijkt de lijst, je laat voor de relevante klanten een herinnering of aanmaning opstellen, je leest ze na en verstuurt ze. Vijf tot tien minuten in plaats van een middag uitstellen. En hoe consequenter je herinnert, hoe sneller klanten gemiddeld betalen.
Hoe begin je hiermee?
Via onze setup-pagina verbind je je Exact Online in ongeveer 2 minuten met je AI-assistent. Daarna kun je direct vragen welke facturen openstaan en de eerste herinnering laten opstellen.
Proberen kost niets: het gratis plan geeft 200 opdrachten per maand op 2 administraties, en een vraag kost gemiddeld zo'n 3 opdrachten. Wil je er structureel mee werken, dan zijn er betaalde plannen vanaf €19 per maand (excl. btw); zie de prijzenpagina. Wekelijks even je debiteuren langslopen en meteen de herinneringen klaarzetten wordt zo een routine van een paar minuten in plaats van een vervelend klusje dat je uitstelt.