Openstaande facturen opvragen via een chatbot, zonder in te loggen in Exact Online
Openstaande facturen vraag je op zonder in te loggen, via ChatGPT of Claude: "welke facturen staan nog open" geeft binnen seconden klant, bedrag en vervaldatum. Een aging-analyse verdeelt ze in 4 categorieën, van 0-30 tot 90-plus dagen, zodat je debiteurenrisico meteen zichtbaar wordt. De koppeling staat in ongeveer 2 minuten, gratis tot 60 vragen per maand.
Openstaande facturen opvragen via een chatbot, zonder in Exact Online in te loggen, kan door je administratie eenmalig te koppelen aan ChatGPT of Claude via Praat met je Boekhouding. Daarna vraag je gewoon in het chatvenster "welke facturen staan nog open?" en krijg je binnen seconden een actueel overzicht met klant, factuurnummer, bedrag en vervaldatum. Geen login, geen filters, geen Excel-export.
In dit artikel lees je hoe dat scenario er in de praktijk uitziet, welke prompts goed werken, hoe je een aging-analyse opvraagt en wat het oplevert voor je cashflow.
Hoe vraag je openstaande facturen op zonder in te loggen?
Het scenario: je zit in de auto te wachten, of je hebt vijf minuten tussen twee afspraken, en je vraagt je af of die grote factuur van vorige maand al betaald is. De oude route is dan: laptop erbij, inloggen in Exact Online met tweestapsverificatie, naar het debiteurenoverzicht navigeren, filteren op de juiste klant. Tegen die tijd is je pauze voorbij.
De nieuwe route: je opent ChatGPT of Claude op je telefoon, typt "heeft [klantnaam] al betaald?" en krijgt antwoord. Dat kan omdat je administratie via een veilige koppeling verbonden is met je AI-assistent. Het inloggen heb je één keer gedaan, bij het instellen van de koppeling. Daarna ben je voor elke vraag alleen nog je eigen chatapp nodig.
Eén belangrijke nuance voor de duidelijkheid: "zonder in te loggen" betekent zonder telkens in Exact Online in te loggen. De koppeling zelf zet je natuurlijk wel veilig op, met je eigen Exact-login. Dat is een eenmalige setup van ongeveer 2 minuten via onze setup-pagina.
Welke prompts werken goed voor openstaande facturen?
Je hoeft geen vaste commando's te leren; je stelt je vraag in gewone taal. Deze prompts kun je direct overnemen:
Dit kun je vragen:
- "Welke facturen staan op dit moment open? Sorteer op vervaldatum."
- "Welke facturen staan langer dan 30 dagen open?"
- "Hoeveel geld staat er in totaal nog uit bij klanten?"
- "Heeft [klantnaam] factuur 2026-018 al betaald?"
- "Welke klant moet ik deze week het eerst nabellen?"
- "Welke klanten betalen structureel te laat?"
Omdat het een gesprek is, kun je doorvragen. Krijg je een lijst van twaalf facturen, dan vraag je: "laat alleen de facturen boven de 500 euro zien" of "groepeer dit per klant met totalen". De assistent haalt de data live uit Exact Online, dus het antwoord klopt met de stand van dit moment.
Wat is een aging-analyse en hoe vraag je die op?
Een aging-analyse (ouderdomsanalyse) deelt je openstaande facturen in op hoe lang ze al openstaan: bijvoorbeeld 0 tot 30 dagen, 31 tot 60 dagen, 61 tot 90 dagen en ouder. Dat is hét overzicht om te zien waar je debiteurenrisico zit. Een factuur van twee weken oud is normaal; een factuur van negentig dagen is een probleem.
Via de chat vraag je het zo op:
"Maak een aging-analyse van mijn debiteuren: totaalbedrag per categorie (0-30, 31-60, 61-90, 90+ dagen) en noem per categorie de grootste posten."
Je krijgt dan niet alleen de tabel, maar ook duiding: de assistent vertelt erbij welke klanten in de oudste categorie zitten en waar het meeste geld vastzit. Wil je vervolgens actie ondernemen, dan kan de AI ook meteen een betalingsherinnering opstellen; hoe dat werkt lees je in ons artikel over aanmaningen schrijven met AI op basis van je boekhouding.
Wat levert het op voor je cashflow?
Het uitzoeken wie er nog moet betalen kost in de oude situatie al snel een halfuur per week: inloggen, overzicht draaien, exporteren, doorlopen. Veel ondernemers doen het daarom niet wekelijks, maar pas als de bankrekening krap aanvoelt. En dan ben je te laat: hoe ouder een factuur, hoe kleiner de kans dat hij zonder gedoe betaald wordt.
Met de chat-route wordt het een gewoonte van twee minuten. Elke maandagochtend dezelfde vraag stellen ("welke facturen staan langer dan 30 dagen open en wie bel ik eerst?") en je weet precies waar je aandacht nodig is. Sneller signaleren betekent eerder nabellen, en eerder nabellen betekent eerder geld op je rekening.
Daarnaast zie je patronen die je in losse overzichten mist. Vraag eens "welke klanten betalen structureel later dan de afgesproken termijn?" en je weet bij wie je voortaan een kortere betaaltermijn of een aanbetaling afspreekt. Dat soort inzichten zat altijd al in je administratie; het kostte alleen te veel moeite om ze eruit te halen.
Is dit veilig, en wat kan de AI wel en niet?
De koppeling is standaard read-only: de assistent kan je openstaande posten lezen, maar niets in je administratie wijzigen of verwijderen. Je kunt dus vrij vragen stellen zonder risico dat er iets in je boekhouding verandert. Schrijven (zoals facturen aanmaken) bestaat als aparte optie op Pro en Enterprise, en moet je dan zelf per administratie aanzetten.
Beginnen kan gratis: 200 opdrachten per maand op 2 administraties. Een vraag kost gemiddeld zo'n 3 opdrachten, dus dat zijn ruwweg 60 vragen per maand. Genoeg voor een wekelijkse debiteurencheck plus losse vragen tussendoor. Meer nodig? Bekijk de plannen vanaf €19 per maand (excl. btw) op de prijzenpagina.