Waarom spreken mijn forecast en mijn cashflowprognose elkaar tegen?

Meestal omdat het twee losse modellen zijn. Twee bestanden betekent twee keer onderhoud, twee keer een aanname en twee gelegenheden om iets te vergeten. En zodra ze uit elkaar lopen kun je niet vaststellen welke gelijk heeft, want er is geen gedeelde bron om op terug te vallen. Dat is geen slordigheid maar een eigenschap van de opzet.

Wat betekent "één regel met twee datums"?

Je legt elke verwachte gebeurtenis één keer vast als één regel met een bedrag, en geeft die regel twee datums: de dag waarop het resultaat valt en de dag waarop het geld beweegt. Je forecast is dan een optelling over de eerste datum, je cashflow een optelling over de tweede. Dezelfde rijen, dezelfde bedragen, een andere as — ze kunnen elkaar niet meer tegenspreken.

Kan ik een cashflowprognose opvragen uit Exact Online via AI?

Ja. Onze koppeling geeft een prognose op basis van je openstaande posten: het huidige banksaldo, de verwachte inkomsten uit debiteuren en de verwachte uitgaven aan crediteuren, voor 30, 60 of 90 dagen vooruit. Let wel op wat dat antwoord is: het rekent met wat er al gefactureerd is. Werk dat is afgesproken maar nog niet gefactureerd, zit er niet in.

Bouwen jullie zo'n liquiditeitsmodel voor mij?

Dit is geen knop in onze koppeling. Eén regel met twee datums is een manier om je model in te richten, geen functie die je aanzet. Wij hebben die opzet gebouwd voor een liquiditeitsmodel en delen hem omdat hij werkt; wat onze koppeling levert zijn de regels waarop zo'n model draait — de boekingen, de openstaande posten en de vervaldatums, live in plaats van via een export.

Forecast en cashflow uit één bron | Praat met je Boekhouding

Q: Hoe bereken ik mijn werkkapitaal in zo'n opzet?

Dat hoeft niet: het valt eruit. De afstand tussen die twee datums is je werkkapitaal. Elke regel waarvan het resultaat al is gevallen maar het geld nog niet is bewogen, staat op dat moment in je werkkapitaal. Het is daarmee een eigenschap van het model in plaats van een berekening ernaast, en het kan dus ook niet afwijken van je andere cijfers.

In het kort

Een forecast en een cashflowprognose die elkaar tegenspreken, zijn meestal twee modellen die los van elkaar worden bijgehouden.
Het kan ook met één regel en twee datums: de dag waarop het resultaat valt, en de dag waarop het geld beweegt.
Dezelfde rijen, dezelfde bedragen, een andere as. Ze kúnnen elkaar dan niet tegenspreken.
En de afstand tussen die twee datums ís je werkkapitaal — die hoef je niet apart uit te rekenen.

Vrijwel elk bedrijf dat vooruitkijkt, doet dat in twee bestanden. Eén met het verwachte resultaat, en één met de verwachte kaspositie. Ze staan naast elkaar, ze gaan over dezelfde werkelijkheid, en ze komen zelden precies uit.

Dan begint het zoeken. Zit het verschil in een factuur die in de ene wel en in de andere niet staat? In een aanname die maar op één plek is bijgewerkt? Meestal duurt dat langer dan het opstellen zelf, en meestal blijft er een restje onverklaard.

Waarom dat gebeurt

Niet omdat er slordig wordt gewerkt. Het komt doordat het twee modellen zijn.

Twee bestanden betekent twee keer onderhoud, twee keer een aanname, en twee gelegenheden om iets te vergeten. Zodra ze uit elkaar lopen, is er geen manier om vast te stellen welke van de twee gelijk heeft, want er is geen gedeelde bron waar je op kunt terugvallen.

De omkering: één regel, twee datums

Er is een andere opzet, en hij is verrassend simpel. Je legt elke verwachte gebeurtenis één keer vast, als één regel met een bedrag. Die regel krijgt twee datums:

de datum waarop het resultaat valt — wanneer de omzet of de kosten in je P&L horen;
de datum waarop het geld beweegt — wanneer het daadwerkelijk van of naar de bank gaat.

Je forecast is dan een optelling van diezelfde regels over de eerste datum. Je cashflow is een optelling van diezelfde regels over de tweede. Zelfde rijen, zelfde bedragen, andere as.

Daarmee is de vraag "waarom lopen ze uit elkaar" niet meer te stellen. Ze kunnen elkaar niet tegenspreken, want het is dezelfde tabel.

Wat er gratis uit valt

Dit is het deel dat mensen meestal niet zien aankomen. De afstand tussen die twee datums is je werkkapitaal. Elke regel waarvan het resultaat al is gevallen maar het geld nog niet is bewogen, staat op dat moment in je werkkapitaal.

Je hoeft dat dus niet apart te berekenen en het kan niet afwijken van je andere cijfers. Het is een eigenschap van het model in plaats van een berekening ernaast.

En scenario's worden een parameter

Nog een gevolg. Wat als je grootste klant structureel dertig dagen later gaat betalen? In deze opzet verschuif je één datum. Het resultaat blijft exact staan — er wordt niet minder omgezet — en alleen de kaslijn beweegt.

In twee losse bestanden is dat een verbouwing van het cashflowbestand, met de kans dat het resultaat per ongeluk meebeweegt. Hier is het een parameter, en hoef je niets op te slaan: je rekent het opnieuw uit wanneer je het toont.

Wat je vandaag al kunt vragen

Je hoeft hier geen model voor te bouwen om te beginnen. Je administratie kent beide datums al: de boekingsdatum bepaalt waar iets in het resultaat valt, en de vervaldatum zegt wanneer het geld zou moeten bewegen.

Onze koppeling heeft daar een prognose voor die op je openstaande posten draait: je huidige banksaldo, de verwachte inkomsten uit debiteuren en de verwachte uitgaven aan crediteuren, 30, 60 of 90 dagen vooruit.

"Geef me de cashflowprognose voor de komende 60 dagen. Zet er per week bij welk deel uit openstaande verkoopfacturen komt en welk deel naar crediteuren gaat, en noem de vijf grootste posten aan beide kanten met hun vervaldatum."

Wees wel scherp op wat dat antwoord is: het rekent met wat er al gefactureerd is. Werk dat is afgesproken maar nog niet gefactureerd, zit er niet in. Precies daar begint het nut van het model hierboven, want dat kan die toekomstige regels wél dragen — met een herkomstlabel erbij dat zegt of een bedrag gemeten, berekend of aangenomen is.

Waar onze rol ligt

Eerlijk zijn hoort erbij: dit is geen knop in onze koppeling. Eén regel met twee datums is een manier om je model in te richten, niet een functie die je aanzet. Wij hebben die opzet gebouwd voor een liquiditeitsmodel en we vinden hem goed genoeg om te delen, maar wat wij leveren zijn de regels waarop zo'n model draait: de boekingen, de openstaande posten en de vervaldatums, live in plaats van via een export.

Bouw je zelf zoiets, dan is dit de enige vuistregel die ertoe doet: leg elke gebeurtenis één keer vast, en geef hem twee datums. Al het andere volgt daaruit.

Eén regel, twee datums: forecast en cashflow die elkaar niet kunnen tegenspreken