Bonnen en inkoopfacturen mailen en laten inboeken

Je mailt de factuur van je leverancier naar de digitale brievenbus van je administratie in Exact Online. Je AI-assistent leest de factuur zelf, zet de boeking klaar en wacht op jouw akkoord, zonder scan-en-herkenabonnement. Boeken vereist dat je zelf schrijven hebt aangezet vanaf het Pro-plan; facturen in vreemde valuta zet je in 2 stappen aan.

Stap 1: mail de bon naar je digitale brievenbus

Elke administratie in Exact Online heeft standaard een eigen digitale brievenbus met een eigen e-mailadres. Alles wat je daarheen mailt, komt rechtstreeks in je administratie terecht. Gebruik je de brievenbus al, dan hoef je niets te veranderen. Zo vind je het adres en stuur je je eerste bon:

  1. Log in bij Exact Online en ga naar "Instellingen" en dan "Digitale brievenbus".
  2. Kopieer het e-mailadres letterlijk, inclusief het deel vóór het apenstaartje. Eén teken verschil en je mail komt niet aan.
  3. Stuur de factuurmail van je leverancier door naar dat adres. Een foto of scan van een papieren bon mailen kan ook, maar die kan de koppeling niet lezen. Deel de foto of scan daarom ook in het gesprek met je AI-assistent, of geef de gegevens zelf.

Tip: zet het adres in je adresboek onder een herkenbare naam, bijvoorbeeld "Brievenbus boekhouding". Doorsturen kost dan nog maar een paar seconden. Heb je meerdere administraties? Elke administratie heeft een eigen adres, dus kijk even of je naar de juiste stuurt.

Stap 2: vraag je AI-assistent om in te boeken

Open daarna een gesprek met je AI-assistent en vraag bijvoorbeeld:

  • "Welke bonnen staan er nog open?"
  • "Boek de bonnen van deze week in."

De assistent laat zien wat er in je postvak staat, leest de factuur zelf en zet de boeking voor je klaar. Een scan-en-herkenabonnement van Exact heb je hiervoor niet nodig. Jij kijkt het voorstel na en geeft per bon akkoord. Pas daarna wordt er geboekt.

Na het boeken vind je alles netjes terug in Exact: het factuurnummer van je leverancier staat in het veld "Uw ref." en de bijlage staat op de boeking. Bij elke boeking zie je dus meteen de originele bon.

Wat vult de assistent voor je in?

Meer dan alleen het bedrag. De assistent kan onder andere invullen:

  • de juiste kostenrekening
  • de btw
  • kostenplaats en kostendrager
  • het project waar de kosten bij horen
  • aantallen en een omschrijving per regel
  • kostenspreiding over periodes, bijvoorbeeld bij een jaarfactuur
  • vervaldatum en betalingsconditie

Wil je iets anders dan het voorstel? Zeg het gewoon in de chat. Bijvoorbeeld: "zet deze op het project Website" of "spreid deze jaarfactuur over twaalf maanden".

Buitenlandse facturen en andere valuta

Facturen van buitenlandse leveranciers kunnen gewoon mee. Btw verlegd wordt herkend en goed geboekt, zowel bij leveranciers binnen de EU als daarbuiten.

Facturen in een vreemde valuta, bijvoorbeeld dollars, kunnen ook. Daarvoor moet die valuta wel één keer aangezet worden in Exact Online. Dat zit een beetje verstopt, dus hier de twee stappen:

  1. Maak een wisselkoers aan: ga naar "Stamgegevens", kies "Wisselkoersen", klik op "Nieuw" en vul de valuta en de koers in.
  2. Zet op je inkoopdagboek de valuta op "variabel": ga naar "Stamgegevens" en kies "Dagboeken".

Daarna kan de assistent ook facturen in die valuta voor je klaarzetten en inboeken.

Jij houdt de controle

  • De assistent laat het boekingsvoorstel altijd eerst aan je zien en boekt pas na jouw akkoord.
  • Boeken kan alleen als je zelf schrijven hebt aangezet op je administratie. Dat kan op het Pro-plan. Kijken en lezen kan op elk plan.
  • Het bestand blijft in Exact. Om het te lezen of aan de boeking te hangen, gaat het wel even door onze systemen, maar het blijft niet bij ons achter. Je mailt rechtstreeks naar Exact, en de bijlage komt op de boeking in je eigen administratie te staan.

Belangrijk: na het boeken blijft het bericht op "Open" staan

Nadat de assistent een bon geboekt heeft, blijft het bericht in de digitale brievenbus op "Open" staan. De assistent kan die status niet aanpassen, want Exact biedt daar via de koppeling geen mogelijkheid voor. Gebruik voor die bon niet ook nog de knop "Boeken" in Exact zelf. Dan boek je dezelfde bon dubbel.

Archiveren kan niet: Exact kent die actie niet voor berichten in de brievenbus. In Exact kun je het bericht wel afkeuren. In de Exact-hulp heet dat weigeren. Het staat dan op "Afgekeurd" en niet meer tussen de open berichten. Laat je het op "Open" staan, dan toont de assistent het de volgende keer weer bij de open bonnen.

Keur het bericht pas af als je de boeking met de bon erop in Exact terugziet. De bon op de boeking is een eigen kopie van de bijlage. Reken er niet op dat je een afgekeurd bericht terug kunt zetten.

Veelgestelde vragen

Heb ik een scan-en-herkenabonnement van Exact nodig?
Nee. Je AI-assistent leest een digitale factuur zelf en zet het boekingsvoorstel voor je klaar. Heb je een foto of scan, deel die dan in het gesprek of geef de gegevens zelf. Een scan-en-herkenabonnement van Exact is hiervoor niet nodig.
Waar vind ik het e-mailadres van mijn digitale brievenbus?
In Exact Online, onder Instellingen en dan Digitale brievenbus. Elke administratie heeft een eigen adres. Kopieer het letterlijk, inclusief het deel vóór het apenstaartje. Eén teken verschil en je mail komt niet aan.
Boekt de assistent zomaar, zonder dat ik het zie?
Nee. Je krijgt per bon eerst een voorstel te zien en er wordt pas geboekt na jouw akkoord. Boeken kan bovendien alleen als je zelf schrijven hebt aangezet op je administratie, dat kan op het Pro-plan. Kijken en lezen kan op elk plan.
Werkt dit ook met buitenlandse facturen?
Ja. Btw verlegd wordt herkend en goed geboekt, zowel binnen als buiten de EU. Facturen in een vreemde valuta, bijvoorbeeld dollars, kunnen ook. Daarvoor zet je die valuta één keer aan in Exact: maak een wisselkoers aan en zet op je inkoopdagboek de valuta op variabel. In dit artikel staat precies hoe.
Waarom staat mijn bon na het boeken nog op "Open" in de brievenbus?
De assistent kan de status van een bericht in de brievenbus niet aanpassen. Exact biedt daar via de koppeling geen mogelijkheid voor. Archiveren kan ook niet: Exact kent die actie niet voor berichten in de brievenbus. In Exact kun je het bericht wel afkeuren. Het staat dan op "Afgekeurd" en niet meer tussen de open berichten. Doe dat pas als je de boeking met de bon erop in Exact terugziet. Reken er niet op dat je een afgekeurd bericht terug kunt zetten. Gebruik voor die bon niet ook nog de knop "Boeken" in Exact zelf. Anders boek je dezelfde bon dubbel.
Komt mijn bon op jullie servers terecht?
Je mailt rechtstreeks naar Exact en het bestand blijft in Exact. Om het te lezen of aan de boeking te hangen, gaat het wel even door onze systemen, maar het blijft niet bij ons achter. Na het boeken staat de bijlage op de boeking in je eigen administratie.

Kom je er niet uit? Neem contact op, we helpen graag.

Laatst bijgewerkt: