Name: Praat met je Boekhouding
Availability: InStock
Author: Chef Data B.V.

Dit Privacybeleid beschrijft hoe Chef Data B.V. ("wij", "ons", "onze") persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt wanneer je gebruik maakt van de Praat met je Boekhouding dienst ("Dienst"), wanneer je ons mailt zonder klant te zijn, en wanneer wij je kantoor over de Dienst benaderen.

Wij hechten veel waarde aan jouw privacy. Wij verwerken alleen de gegevens die nodig zijn voor de Dienst, voor het beantwoorden van je mail en, als wij je kantoor benaderen, voor dat contact (sectie 2.8).

Samenvatting

Minimale dataverzameling: alleen wat nodig is voor de Dienst en voor ons contact met je
Bij lezen geen opslag: opgevraagde Exact Online data wordt doorgegeven, niet opgeslagen. Schrijfoperaties leggen wij wél vast in je schrijflog (sectie 2.5)
EU-verwerking: Wij verwerken gegevens primair binnen de EU. Opgevraagde boekhouddata slaan wij niet op; die wordt op jouw verzoek doorgegeven aan de AI-provider die jij kiest, waarbij verwerking buiten de EU kan plaatsvinden. De waarborg die wij daarvoor inroepen zijn de Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (sectie 10)
Inzage en verwijdering: je kunt je gegevens inzien en exporteren, en je account verwijderen. Wat daarna nog bewaard blijft, en waar, staat in sectie 6

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor jouw persoonsgegevens is:

Chef Data B.V.

Marconistraat 23, 1223BP Hilversum

KvK-nummer: 96120924

BTW-nummer: NL867477702B01

Email: support@praatmetjeboekhouding.nl

2. Welke Gegevens Verzamelen Wij

2.1 Accountgegevens

Wanneer je een account aanmaakt, verzamelen wij:

Emailadres (van Exact Online OAuth)
Naam (optioneel, van Exact Online profiel)
Gekoppelde Exact Online divisie-informatie (naam en code, geen financiële data)

2.2 Support communicatie

Wanneer je contact met ons opneemt via email of het support systeem, verzamelen wij:

Support berichten en communicatie (inhoud, datum, onderwerp)
Email aliases (alternatieve email adressen voor support)
Communicatie geschiedenis (inkomende en uitgaande berichten)
Telefoonnummer, alleen als je dat zelf opgeeft (bij een Enterprise-aanvraag of bij Instellingen), uitsluitend om je te bellen als je daarom vraagt. Je kunt het zelf wijzigen of verwijderen bij Instellingen. Gaf je het bij een Enterprise-aanvraag, dan kan het ook in de melding daarover aan ons team staan (sectie 6).

Mail je ons voordat je een account hebt, dan bewaren wij die mail onder je e-mailadres. Maak je later een account aan met hetzelfde adres, dan koppelen wij die mail bij je aanmelding aan je account. Vanaf dat moment gelden de termijnen voor klanten uit sectie 6, en verwijderen wij die mail ook uit onze database als je je account verwijdert. Wat ervan in een melding aan ons team staat, zoals het onderwerp, kan in onze database blijven staan tot de termijn voor die meldingen om is (sectie 6).

Schrijf je mee in het supportgesprek van een andere klant, bijvoorbeeld als boekhouder of collega van die klant, dan hoort je bericht bij het dossier van die klant. Verwijder je je eigen account, dan halen wij je naam en e-mailadres als afzender uit dat bericht. De tekst blijft bij die klant staan, en daarin kan je naam of adres nog voorkomen, bijvoorbeeld in een ondertekening. Wil je dat wij ook de tekst verwijderen, vraag het ons. Wij wegen dat dan af tegen het belang van die klant bij een volledig dossier.

2.3 Technische gegevens

Voor de werking van de Dienst slaan wij op:

OAuth access en refresh tokens (versleuteld)
API keys (alleen een hash, nooit de volledige key)
Sessie-informatie
Gebruiksgegevens van de koppeling (zie hieronder welke precies)

Uit onszelf bewaren wij niets van de inhoud van je boekhouding. Bedragen, boekingen, klanten en facturen gaan rechtstreeks van Exact Online naar je AI-assistent en blijven niet bij ons achter. Wat je ons zelf vraagt te bewaren, bewaren wij wel: een boeking die je laat vastleggen in je schrijflog, of een verslag dat je met ons deelt om feedback te geven.

Wat wij wel bewaren, is hoe de koppeling gebruikt wordt: welke actie er is uitgevoerd, in welke administratie, wanneer, en of het gelukt is. Dat hebben wij nodig om storingen op te lossen, misbruik te herkennen en je verbruik te kunnen tonen.

Werk je in een team, dan ziet de beheerder van jouw organisatie hoeveel je de koppeling gebruikt, in welke administraties, en of er iets misging. Welke vragen je precies stelt, ziet hij niet: de meestgebruikte acties zijn alleen voor de hele organisatie samen zichtbaar, nooit naast een naam. Boekingen en andere wijzigingen zijn wel per persoon te zien, want dat is het controlespoor waarvoor ze bestaan.

Een organisatie op Enterprise kan ervoor kiezen dat wij van gewone opvragingen helemaal niets vastleggen, of van niets meer. Gaat er dan iets mis, dan houden wij alleen het soort fout en het tijdstip over, zodat wij storingen nog kunnen zien aankomen. Niet wie het was, niet welke actie, niet in welke administratie. Wij kunnen een storing bij zo'n organisatie dus wel opmerken, maar niet meer naar een persoon herleiden.

Per actie leggen wij deze gegevens vast:

Welke actie is uitgevoerd, bijvoorbeeld het opvragen van een winst-en-verliesrekening. Niet de vraag die je stelde en niet het antwoord.
In welke administratie de actie plaatsvond.
Wanneer de actie plaatsvond, en hoe lang die duurde.
Welke AI-assistent de actie deed, bijvoorbeeld Claude of ChatGPT.
Of de actie gelukt is of misging. Dit staat al in de belofte hierboven, maar ontbrak in deze lijst.
Het IP-adres en de user-agent van de verbinding. Die halen wij na 30 dagen weg; daarna is uit de regel ook niet meer af te leiden welke assistent het was.

2.4 Schrijfoperaties auditlog

Wanneer schrijfrechten zijn ingeschakeld en AI-tools data aanmaken of wijzigen in Exact Online, registreren wij:

De gebruikte tool (tool_name)
Het API-endpoint dat is aangeroepen
De verzonden data (request) en ontvangen data (response)
Tijdstempel van de schrijfactie

De verzonden en ontvangen data in deze auditlog kan persoonsgegevens van jouw relaties bevatten. Wij bewaren die inhoud 1 jaar, zodat je bij bijvoorbeeld een accountantscontrole kunt terugzien wat er is gewijzigd, en redacteren haar daarna automatisch. Wat daarna nog overblijft, verschilt per tool. Voor vijf financiële schrijftools (verkoopfactuur, verkooporder aanmaken of wijzigen, memoriaalboeking en inkoopboeking) blijft de metadata - welke tool, welk endpoint, welke administratie, tijdstempel - staan tot 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht. Bij alle andere schrijftools verdwijnt de hele regel na 1 jaar, metadata inbegrepen. De volledige, authoritatieve administratie staat 7 jaar in Exact Online zelf, niet in deze auditlog.

2.5 Wat wij wel en niet opslaan van je administratie

Hier maken wij een onderscheid dat er echt is: lezen en schrijven gaan bij ons niet hetzelfde.

Bij lezen slaan wij niets van je administratie op

Vraagt je AI-assistent gegevens op, dan halen wij die bij Exact Online op en sturen ze direct door. Wat wij van zo'n verzoek bewaren, is alleen een gebruiksregel: de naam van de tool, het nummer van de administratie, de status en het tijdstip. Geen bedragen, geen namen, geen factuurregels. De opgehaalde gegevens zelf staan alleen in het werkgeheugen en zijn na het verzoek weg.

Bij schrijven slaan wij de boekingsgegevens wél op

Maakt een AI-tool iets aan of wijzigt hij iets in Exact Online, dan leggen wij zowel wat wij verstuurden als wat wij terugkregen vast in de auditlog uit 2.4. Daar staan dus relatienamen, omschrijvingen en bedragen in. Bij het aanmaken van een verkoopfactuur belandt die factuur er tweemaal in: één keer als verzonden opdracht, één keer als het antwoord van Exact.

Wij verbergen dat niet voor je: je ziet elke regel zelf terug op je eigen schrijflog in het dashboard. Wij redigeren daarin wachtwoorden, sleutels en tokens, de inhoud van meegestuurde bestanden, en de foutmeldingen die Exact terugstuurt als een boeking mislukt. De boekingsgegevens van een geslaagde schrijfactie redigeren wij niet - anders zou de log zijn controlefunctie verliezen.

Wat wij in geen geval opslaan:

Jouw Exact Online wachtwoord
Gesprekken met AI-assistenten
De vragen die je aan je AI-assistent stelt

2.6 Administratie-profiel

Je kunt per administratie een structuurprofiel laten aanmaken: dagboeken, grootboek-hoofdindeling, btw-codes, kostenplaatsen en betaalcondities, zodat je AI-assistent je administratie sneller begrijpt. Dit staat standaard uit en werkt alleen als jij het zelf aanzet. Het profiel bevat nooit bedragen, saldi, transacties, relaties of documenten. Je kunt de opgeslagen profielen op elk moment direct verwijderen op je dashboard, en uitzetten wist ze meteen.

2.7 Verslagen die je zelf laat opslaan

Je AI-assistent heeft één actie waarmee hij tekst in onze eigen database zet, en niet in Exact Online: het opslaan van een verslag. Die actie bestaat zodat je ons gericht feedback kunt geven, bijvoorbeeld wanneer een analyse niet klopt of een onderdeel niet werkt, en zodat wij zien waar het misging zonder dat je het hoeft na te vertellen.

Wat er dan bij ons komt te staan

De titel, de samenvatting en de inhoud van het verslag zoals je assistent die heeft opgeschreven. Gaat het over een analyse van je cijfers, dan staan die cijfers er dus in. Wij bewaren het verslag tot je je account opzegt; vraag je ons eerder om het te verwijderen, dan doen wij dat.

Ons team kan het verslag inzien via een afgeschermd beheerscherm, want anders heeft feedback geven geen zin. Per e-mail gaat alleen een kenmerk en het soort verslag; de inhoud verlaat onze omgeving niet en staat nooit in een melding aan ons team.

Jij bepaalt of dit gebeurt, en wat erin staat

Het gebeurt alleen als jij erom vraagt. Je assistent slaat uit zichzelf niets bij ons op.
Je hoeft er geen gebruik van te maken. Laat je het weg, dan komt er geen verslag bij ons.
Je kunt je assistent vragen het verslag eerst te anonimiseren, zodat je wel het probleem meldt maar niet je bedragen en relatienamen meestuurt.

2.8 Verkoopcontacten

Wij benaderen boekhoudkantoren die met Exact Online werken om de Dienst onder hun aandacht te brengen. Daarvoor zoeken wij in openbare bronnen, zoals de website van het kantoor, het Handelsregister en LinkedIn, de naam, functie en zakelijke contactgegevens van een contactpersoon op. Die leggen wij vast in ons verkoopoverzicht, met onze aantekeningen over het kantoor en de mails die wij sturen. Wij doen dit op grond van ons gerechtvaardigd belang om de Dienst bekend te maken bij kantoren voor wie hij bedoeld is.

Je kunt daar altijd bezwaar tegen maken, zonder een reden te geven: antwoord op onze mail of mail naar support@praatmetjeboekhouding.nl. Dan benaderen wij je niet meer over de Dienst en verwijderen wij je gegevens uit ons verkoopoverzicht. Maak je geen bezwaar, dan bewaren wij ze tot 24 maanden na het laatste contact. Hoort je e-mailadres ook bij een account bij ons, dan bewaren wij ze zolang dat account bestaat (sectie 6).

3. Hoe Verwerken Wij Jouw Bedrijfsdata

Wanneer een AI-assistent (zoals Claude) data opvraagt via onze Dienst:

De AI-assistent stuurt een verzoek naar onze server
Wij authenticeren het verzoek met jouw API key
Wij halen de gevraagde data op bij Exact Online
Wij sturen de data direct door naar de AI-assistent

Belangrijk: Bij het opvragen van gegevens passeert jouw bedrijfsdata onze servers zonder te worden opgeslagen. De data wordt alleen in het geheugen verwerkt en direct doorgestuurd. Na het verzoek is de data niet meer beschikbaar op onze servers. Voor schrijfoperaties geldt dit niet; zie hieronder en sectie 2.5.

Schrijfoperaties

Wanneer je schrijfrechten inschakelt, kunnen AI-tools data aanmaken en wijzigen in jouw Exact Online administratie. Dit omvat onder andere het aanmaken van verkoopfacturen, verkooporders, boekingen en contactpersonen. Dit gebeurt uitsluitend op jouw instructie via de AI-assistent.

Audittrail: Elke schrijfoperatie wordt vastgelegd in een auditlog met de gebruikte tool, het API-endpoint, de verzonden en ontvangen data, en een tijdstempel. Deze auditlog is beschikbaar via je dashboard en wordt bewaard conform de bewaartermijnen in sectie 6, waarbij de verzonden en ontvangen data na 1 jaar automatisch wordt geredacteerd.

4. Rechtmatige Grondslag voor Verwerking

Wij verwerken jouw gegevens op basis van:

Uitvoering van de overeenkomst (Art. 6(1)(b) AVG)

Verwerking is noodzakelijk voor het leveren van de Dienst die je bij ons afneemt.

Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f) AVG)

Voor beveiliging, fraudepreventie en verbetering van de Dienst, en om te kunnen aantonen wat wij met je account hebben gedaan, ook nadat je het hebt verwijderd.

Op deze grond beantwoorden wij ook mail van wie geen klant is, laten wij een bericht staan in het supportdossier van de klant bij wie het hoort, en benaderen wij boekhoudkantoren over de Dienst (sectie 2.8).

Wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c) AVG)

Voor fiscale administratie en wettelijk verplichte bewaartermijnen.

5. Delen met Derden

Wij delen jouw gegevens met de volgende partijen:

Voor mail van wie geen klant is, geldt bij Cloudflare, Resend, Microsoft en Anthropic als basis ons gerechtvaardigd belang (sectie 4), niet de uitvoering van een overeenkomst. Voor verkoopcontacten geldt dat bij Cloudflare, Resend en Microsoft.

Exact Online (Exact Holding B.V.)

Voor het ophalen van jouw boekhouddata via hun API. Locatie: Nederland/EU. Basis: Uitvoering overeenkomst.

Cloudflare, Inc.

Hosting van onze servers en opslag. Waar wat staat, per soort opslag: bestanden die je zelf in de Dienst meestuurt (screenshots bij feedback, bijlagen bij een supportbericht) staan in bestandsopslag die vastgezet is op EU-jurisdictie; onze database met accountgegevens, inlogsessies, versleutelde koppelingstokens en de gebruiksregistratie staat in West-Europa (regio door ons afgelezen op 6 september 2026); de tellers waarmee wij het aantal verzoeken per gebruiker begrenzen staan in een wereldwijd gerepliceerde sleutel-waardeopslag en bevatten geen boekhouddata en geen accountgegevens. Basis: Uitvoering overeenkomst.

Daarnaast gebruiken wij Cloudflare Web Analytics voor bezoekersstatistieken van onze publieke website. Dit is cookieloos: er worden geen cookies geplaatst, geen IP-adressen opgeslagen en individuele bezoekers worden niet gevolgd. Alleen geaggregeerde cijfers (zoals paginaweergaven en land). Basis: gerechtvaardigd belang.

Resend, Inc.

E-maildienst voor het verzenden en ontvangen van onze e-mail, waaronder supportmail en onze mails aan verkoopcontacten. Locatie: Ierland (EU). Basis: Uitvoering overeenkomst.

Microsoft (Microsoft 365)

Onze eigen mailbox. Daarin krijgen wij meldingen over je contact met ons, je account, je abonnement, je betalingen en je gebruik van de Dienst. Mail je ons een bijlage, dan komt ook die mail met de bijlagen erin, net als de mail die wij je persoonlijk sturen. Welke meldingen dat zijn en wat erin staat, lees je onder de tabel in sectie 6. Locatie: Europese Unie (regio van onze Microsoft 365-omgeving, door ons afgelezen op 26 september 2026). Basis: Uitvoering overeenkomst.

Anthropic PBC

Wij gebruiken zelf een Claude Team-abonnement als intern werkinstrument. Wij zetten dat in voor twee doelen: jou helpen en de Dienst verbeteren. Het eerste is het beantwoorden en oplossen van een concrete vraag of storing van jou; het tweede is uitzoeken en verhelpen wat er in de Dienst misgaat. Daarbij kunnen persoonsgegevens worden voorgelegd. Wat dat begrenst is niet de soort van het materiaal, maar hoe het gaat: er is geen automatische of structurele gegevensstroom en geen koppeling waarlangs gegevens vanzelf naar Anthropic gaan, en een medewerker bepaalt per geval wat hij voorlegt en legt niet meer voor dan voor dat doel nodig is. Op dit abonnement traint Anthropic niet op die inhoud. Locatie: Verenigde Staten. Basis: Uitvoering overeenkomst, met standaardcontractbepalingen als doorgiftewaarborg (zie sectie 10).

Het meest gedetailleerde materiaal dat zo kan worden voorgelegd is een regel uit ons interne storingslog. Wat daarin kan staan zeggen wij liever precies dan geruststellend. Foutmeldingen worden geredigeerd voordat wij ze wegschrijven: volledige e-mailadressen en IBAN's worden vervangen, en waarden achter herkenbare labels (relatie, bedrag, factuurnummer, omschrijving en soortgelijke) gaan eruit. Ook de regel die wij vastleggen wanneer een koppeling naar een ander Exact-account wisselt, gaat door diezelfde redactie heen: de betrokken e-mailadressen worden vervangen en de naam van de Exact-gebruiker gaat eruit, omdat "Exact-gebruiker" een van die herkenbare labels is. Wat blijft staan is onder meer een intern gebruikersnummer, het administratienummer en, bij e-mailstoringen, een gemaskeerd e-mailadres met onverkort domein (ma***@voorbeeld.nl). Sinds 12 augustus 2026 gaat ook het technische spoor bij een fout door diezelfde redactie; in regels van vóór die datum is dat spoor onbewerkt bewaard. Onze redactie grijpt aan op de vorm van de tekst en niet op de betekenis ervan: een naam die niet achter zo'n herkenbaar label staat, blijft dus staan. Wat zij in geen van beide velden kan afdekken, is tekst die Exact Online zelf terugstuurt in een vorm waarop zij niet aangrijpt: daarin kan een relatienaam, een referentie of een bedrag blijven staan. Jouw IP-adres gaat niet mee, en de inhoud van je verzoek evenmin.

In deze rol is Anthropic wél een sub-verwerker van ons: wij schakelen die partij zelf in. Dat staat los van de situatie hieronder, waarin jij zelf een AI-provider kiest — ook als dat toevallig dezelfde partij is. Anthropic staat daarom in Bijlage 2 van de verwerkersovereenkomst.

De AI-provider die jij kiest

Wanneer je de Dienst gebruikt met een AI-assistent, wordt jouw bedrijfsdata naar die AI gestuurd. Dit gebeurt op jouw initiatief - wij delen nooit proactief data met AI-providers.

Die AI-provider is in deze rol geen sub-verwerker van ons. Jij kiest hem, jij sluit de overeenkomst met hem en jij betaalt hem; wij schakelen hem voor dat gebruik niet in en hebben daar geen contract over. Kies je Claude, dan verandert dat niets: dat wij zelf ook met Anthropic werken (zie hierboven) maakt ons geen partij bij jouw abonnement. Op een zakelijk plan met eigen verwerkersovereenkomst is hij jouw verwerker; op een consumentenplan waarbij hij op invoer traint, bepaalt hij zelf doel en middelen en is hij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Welk van beide voor jou geldt, kunnen wij niet zien - wij zien jouw abonnement bij die partij niet.

Wat wij wél doen, is de gegevens verzenden. Staat jouw AI-provider buiten de EER, dan zijn wij op dat moment naar alle waarschijnlijkheid zelf de exporteur van die gegevens. De waarborg die wij daarvoor inroepen zijn de Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met versleuteling tijdens transport. Zie sectie 10 en artikel 8 van de verwerkersovereenkomst.

Let op: Wij verkopen nooit jouw gegevens aan derden. Wij delen alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van de Dienst.

6. Bewaartermijnen

Gegevens	Bewaartermijn
Accountgegevens	Tot 30 dagen na het verwijderen van je account. Het bewijs van verwijdering hieronder bewaren wij langer.
OAuth tokens	Tot ontkoppeling of verloop (max 30 dagen inactief)
Gebruiksgegevens van de koppeling	12 maanden. Voor organisaties op Enterprise die alles laten vastleggen 24 maanden, zodat een jaarverantwoording over het vorige jaar nog compleet is. IP en user-agent worden na 30 dagen geanonimiseerd.
Beveiligingsgebeurtenissen	12 maanden (IP en user-agent geanonimiseerd na 30 dagen)
Beheeracties op je account: wat een medewerker van ons, of een AI-assistent die wij daarvoor inzetten, aan je account deed en wanneer. Bijvoorbeeld je verbruikslimiet herstellen, je e-mailadres omzetten of je supportvraag inzien.	12 maanden. Verwijder je je account, dan halen wij je gegevens direct uit deze regels. Wat er gebeurde en wanneer blijft staan tot de 12 maanden om zijn.
Bewijs dat je account is verwijderd: de datum, wie het deed en langs welke weg (jijzelf of wij), je accountnummer (een interne code), je abonnement, hoeveel gegevens per soort zijn gewist, je e-mailadres in afgeschermde vorm (zoals k*@*.nl) en een code die van je e-mailadres is afgeleid. Uit die code is je adres niet af te lezen.	5 jaar na de verwijdering, zodat wij kunnen aantonen dat en wanneer wij je gegevens hebben verwijderd. Daarna verwijderen wij ook deze regel.
Betalingsgegevens	7 jaar (wettelijke verplichting)
Supportberichten en andere correspondentie met klanten: wat je ons mailt of in de Dienst stuurt, onze antwoorden, de e-mails die wij je sturen en ons overzicht daarvan. Ook mail die je vanaf hetzelfde adres stuurde voordat je een account had: die koppelen wij bij je aanmelding aan je account (zie 2.2).	Tot 3 jaar na het laatste contact. Verwijder je je account, dan verwijderen wij ze direct uit onze database, ook mail van vóór je account vanaf je e-mailadres of vanaf een ander adres dat wij aan je account hebben gekoppeld. Wat ervan in een melding aan ons team staat, zoals het onderwerp, kan in onze database blijven staan tot de termijn van de rij "Interne meldingen aan ons team" om is. Een bericht dat je in het supportgesprek van een andere klant schreef, blijft bij die klant staan; wij halen er je naam en e-mailadres als afzender uit (zie 2.2). Wat in onze eigen mailbox staat, valt hier niet onder (zie onder de tabel).
Mail van wie geen account heeft: je e-mailadres, wat je ons mailt en onze antwoorden.	12 maanden na het laatste contact. Dan verwijderen wij ze uit onze database. Maak je in die tijd een account aan met hetzelfde e-mailadres, of koppelen wij dat adres aan een account dat je al hebt, dan geldt de termijn hierboven. Wat in onze eigen mailbox staat, valt hier niet onder (zie onder de tabel).
Verkoopcontacten, als wij je kantoor over de Dienst benaderen: je naam, functie en kantoor, je zakelijke e-mailadres en telefoonnummer, een link naar je openbare LinkedIn-profiel, onze aantekeningen en de mails die wij je stuurden (zie 2.8).	Tot 24 maanden na het laatste contact, of na het opnemen van je gegevens als er geen contact is geweest. Maak je bezwaar, dan verwijderen wij ze eerder (zie 2.8). Hoort je e-mailadres ook bij een account bij ons, dan bewaren wij het verkoopcontact zolang dat account bestaat; verwijder je dat, dan verwijderen wij ook het verkoopcontact met hetzelfde e-mailadres.
Interne meldingen aan ons team (onze database)	30 dagen (e-mailadres in de verzendlog gemaskeerd; 's nachts uitgestelde meldingen gewist na bezorging)
Schrijfoperaties auditlog (financieel)	Metadata 7 jaar; verzonden/ontvangen data geredacteerd na 1 jaar
Schrijfoperaties auditlog (overig)	Metadata 1 jaar; verzonden/ontvangen data geredacteerd na 1 jaar
Administratie-profiel (structuurgegevens)	Alleen met jouw toestemming; direct wisbaar op je dashboard, en meteen weg bij uitzetten
Bedrijfsdata (Exact Online)	Wordt niet opgeslagen

Wat wij verwijderen, is direct weg uit onze database. Uit de automatische back-up daarvan verdwijnt het binnen 30 dagen.

Buiten die database bewaren wij ook mail in onze eigen mailbox, bij Microsoft (sectie 5). Voor alles wat in die mailbox staat, geldt nog geen vaste termijn, en het gaat niet mee als je je account verwijdert of als een termijn in de tabel om is. Vraag je ons om het te verwijderen, dan doen wij dat. Mail je ons een bijlage, dan komt de mail met de bijlagen in die mailbox. Mailen wij je persoonlijk, dan staat die mail daar ook. Verder krijgen wij in die mailbox:

meldingen over je contact met ons: je e-mailadres, vaak je naam, het onderwerp en de tekst of het begin daarvan, en bij een Enterprise-aanvraag je telefoonnummer;
meldingen over je abonnement, je betalingen en je facturatie: je e-mailadres of accountnummer, vaak je naam of bedrijfsnaam, en bij een betaling of factuur het factuurnummer en het bedrag;
meldingen over het verwijderen van je account: je e-mailadres als het verwijderen mislukt, en alleen je e-mailadres in afgeschermde vorm en je klant- of accountnummer als een betaald account is verwijderd;
meldingen over een spamklacht op onze mail: je e-mailadres en het onderwerp van die mail;
meldingen over ongewoon gebruik van de Dienst: je accountnummer en hoeveel opdrachten je in korte tijd gaf, of het IP-adres waarvandaan veel verschillende API-sleutels werden geprobeerd;
elke ochtend een overzicht met de vijf gebruikers die in het afgelopen etmaal de meeste opdrachten gaven, op naam (of e-mailadres als wij geen naam hebben) en met dat aantal, en met de onderwerpen van openstaande supportvragen.

7. Jouw Rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten:

Recht op inzage

Je kunt opvragen welke gegevens wij van je hebben.

Recht op rectificatie

Je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.

Recht op verwijdering

Je kunt vragen je gegevens te verwijderen.

Recht op dataportabiliteit

Je kunt je gegevens exporteren in een standaardformaat. Download je gegevens via je dashboard.

Recht op beperking

Je kunt verwerking tijdelijk laten stopzetten.

Recht op bezwaar

Je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.

Om je rechten uit te oefenen, neem contact op via support@praatmetjeboekhouding.nl of gebruik de opties in je dashboard. Wij reageren binnen 30 dagen.

8. Beveiliging

Wij nemen de volgende maatregelen om jouw gegevens te beschermen:

Versleuteling van data in transit (TLS 1.3) en at rest (AES-256)
OAuth 2.0 authenticatie - wij zien nooit jouw Exact Online wachtwoord
API keys worden gehashed opgeslagen, nooit in plain text
Cloudflare DDoS-bescherming en Web Application Firewall
Regelmatige security audits en updates
Toegangscontrole op basis van least-privilege principe

9. Cookies

Wij plaatsen alleen first-party cookies: geen enkele hieronder wordt gedeeld met derden of gebruikt voor advertenties. De meeste zijn strikt noodzakelijk om in te loggen en de koppeling met Exact Online te beveiligen; één cookie (pmjb_attr) meet uitsluitend via welke bron je voor het eerst op onze site kwam, zodat we een aanmelding aan die bron kunnen koppelen. Die cookie bevat geen identificator: alleen de campagneparameters uit de link waarmee je binnenkwam, de verwijzende site, de landingspagina en een tijdstip. Hij wordt met niemand gedeeld en er wordt geen profiel mee opgebouwd. Daarmee is het een cookie die de effectiviteit van onze eigen dienst meet met geen of geringe gevolgen voor je privacy (artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet); daarvoor is geen toestemming vereist, en daarom zie je bij ons geen cookiebanner. Meld je je aan, dan bewaren wij die herkomst bij je account om te weten welke kanalen nieuwe klanten opleveren; basis: gerechtvaardigd belang. Meld je je niet aan, dan verloopt de cookie na 30 dagen zonder dat er iets is vastgelegd. Dit is de volledige lijst:

Cookie	Doel	Duur
`session_id`	Inloggen en sessie bijhouden	30 dagen
`cf_clearance`	Cloudflare beveiliging	30 minuten
`pmjb_attr`	Marketingattributie: onthoudt via welke bron (bijvoorbeeld een zoekmachine, advertentie of doorverwijzende site) je voor het eerst op onze site kwam, zodat een latere aanmelding aan die bron gekoppeld kan worden	30 dagen
`oauth_nonce`	Beveiliging van de Exact Online-koppeling tijdens het inloggen	10 minuten
`oauth_code_verifier`	Beveiliging van de Exact Online-koppeling tijdens het inloggen (PKCE)	10 minuten
`new_api_key`	Geeft een zojuist aangemaakte API-sleutel eenmalig door aan de instellingenpagina	5 minuten

Wij gebruiken geen advertentiecookies en geen cookies van derden. Voor bezoekersstatistieken gebruiken wij Cloudflare Web Analytics: een cookieloze meting die geen cookies plaatst, geen IP-adressen opslaat en individuele bezoekers niet volgt (zie "Delen met Derden").

10. Internationale Doorgifte

Wij verwerken gegevens primair binnen de EU. Waar doorgifte naar buiten de EU noodzakelijk is (bijvoorbeeld naar de AI-provider die jij kiest), roepen wij de volgende waarborgen in:

de Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (SCC's, uitvoeringsbesluit 2021/914);
aanvullende technische maatregelen, waaronder versleuteling tijdens transport (TLS 1.3).

Wij zetten de SCC's voorop en leunen niet op het EU-VS Data Privacy Framework (DPF). Wij hebben op 10 augustus 2026 de deelnemerslijst op dataprivacyframework.gov nagelopen: Anthropic PBC en OpenAI LP staan daar niet op, niet als actieve en niet als inactieve deelnemer. Eerdere teksten van ons die het tegendeel suggereerden, waren onjuist en zijn gecorrigeerd. Van de partijen die wij zelf inschakelen staat Cloudflare, Inc. er wel actief op, en Resend, Inc. met de status "Active - Re-certification under Review" en alleen voor niet-HR-gegevens.

Dat geldt ook voor Anthropic PBC in de rol waarin wij die partij zélf inschakelen (zie "Delen met Derden"). Die verwerking vindt plaats in de Verenigde Staten en wij baseren de doorgifte daarvoor uitsluitend op de standaardcontractbepalingen, niet op het DPF.

Ook los daarvan is het DPF geen afgeronde kwestie: de European Data Protection Board heeft de Europese Commissie op 31 juli 2026 gevraagd te beoordelen of de uitspraak van het Amerikaanse Supreme Court in Trump v. Slaughter (29 juni 2026) gevolgen heeft voor de werking van uitvoeringsbesluit 2023/1795, en het hoger beroep in zaak C-703/25 P (Latombe) loopt nog.

11. Kinderen

De Dienst is niet bedoeld voor personen jonger dan 18 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen. Als je vermoedt dat wij gegevens van een minderjarige hebben, neem dan contact met ons op.

12. Wijzigingen aan dit Privacybeleid

Wij kunnen dit Privacybeleid periodiek bijwerken. Bij materiële wijzigingen stellen wij je op de hoogte via email of een melding in de Dienst.

De "Laatst bijgewerkt" datum bovenaan geeft aan wanneer de laatste wijziging is doorgevoerd.

13. Klachten

Als je een klacht hebt over hoe wij met jouw gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. Wij proberen elk probleem op te lossen.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens

Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag

autoriteitpersoonsgegevens.nl

14. Contact

Voor vragen over dit Privacybeleid of jouw gegevens:

Chef Data B.V.

Marconistraat 23, 1223BP Hilversum

KvK-nummer: 96120924

BTW-nummer: NL867477702B01

Email: support@praatmetjeboekhouding.nl

Website: praatmetjeboekhouding.nl