Een conceptfactuur aanpassen in Exact Online, vóór je hem verstuurt

Op een conceptfactuur staat een verkeerde prijs. Een extra dienst ontbreekt, of een losse regel is dubbel toegevoegd. Je wilt de factuur eerst goed krijgen. Via Praat met je Boekhouding kun je een gewone, nog onverwerkte verkoopfactuur laten aanpassen door je AI-assistent: regels toevoegen, bestaande gegevens corrigeren en losse regels verwijderen.

Begin met één concept. Laat zien wat erop staat, vraag een proefvoorstel en controleer na je akkoord wat Exact heeft vastgelegd. De voorbeeldvragen hieronder zijn fictieve suggesties om die werkwijze uit te proberen.

Een conceptfactuur aanpassen begint bij de huidige regels

Vraag je assistent eerst de juiste administratie en het bedoelde concept op te zoeken. Laat de status, klant, artikelregels en totalen tonen. Zo beoordeel je de factuur die nu in Exact staat, met de actuele prijs en korting per regel.

“Zoek het concept voor de klant die ik zojuist heb gekozen. Toon de artikelen, aantallen, prijzen, kortingen en het totaal. Controleer of de factuur nog niet verwerkt is. Wijzig nog niets.”

Controleer dat de assistent de juiste factuur heeft gevonden. Een klant kan meerdere concepten hebben. Laat bij twijfel eerst de mogelijkheden tonen en kies welk concept je bedoelt.

Dit artikel gaat over de artikelregels van een conceptfactuur. Voor omzetrekening, btw en bedrag van een open boeking in het verkoopdagboek is er een aparte uitleg over verkoopboekingen corrigeren.

Corrigeer een prijs of omschrijving met een proef

Op een bestaande regel kun je onder meer de prijs, korting, omschrijving, btw-code of notitie laten aanpassen. Noem wat er moet veranderen en vraag uitdrukkelijk om een proef. Bij deze regelfuncties staat de proefstand niet standaard aan. Een uitgevoerde proef wijzigt niets aan de factuur.

“Voer alleen een proef uit om de prijs van deze losse montageregel van € 75 naar € 80 exclusief btw te wijzigen. Behoud het aantal 2 en de korting 0%. Toon de oude en voorgestelde waarden en wacht op mijn akkoord.”

Beoordeel ook het totaal. Een andere prijs beïnvloedt het regelbedrag en mogelijk de btw. Vraag daarom om bedrag exclusief btw, btw en totaal afzonderlijk te tonen.

Na jouw akkoord kan de assistent de wijziging uitvoeren. Daarna leest de koppeling de regel opnieuw uit Exact. Als dat teruglezen lukt, krijg je de opgeslagen waarden terug en kun je het voorstel naast de uitkomst leggen.

Een extra dienst toevoegen of een losse regel weghalen

Ontbreekt er een extra dienst, dan kun je daarvoor een artikelregel aan het concept laten toevoegen. Denk aan een afzonderlijk afgesproken montage- of serviceartikel. Laat eerst het artikel, aantal, de prijs en de btw-behandeling zien.

“Bereid op dit concept één extra regel voor met het serviceartikel dat ik heb gekozen. Gebruik het afgesproken aantal en de goedgekeurde prijs. Toon eerst een proef en het factuurtotaal vóór de wijziging.”

Zo’n regel wordt aan de factuur toegevoegd. Een gekoppelde order, orderbevestiging of pakbon krijgt die extra regel niet automatisch erbij. Voor voorraadartikelen gelden aanvullende grenzen; serie- en batchartikelen worden door deze toevoegfunctie geweigerd.

Een per ongeluk toegevoegde losse regel kan ook weg. Daarvoor moeten zowel schrijven als verwijderen voor die administratie zijn ingeschakeld, en is een expliciete bevestiging nodig. Een verwijderproef kan eerst laten zien welke regel zou verdwijnen.

“Toon welke losse regel dubbel is toegevoegd. Maak alleen een verwijderproef voor die regel en wacht op mijn akkoord.”

De laatste regel van een factuur kun je hiermee niet afzonderlijk verwijderen. Moet het hele concept weg, dan hoort daar een aparte keuze voor het volledige concept bij.

Bij een ander aantal hoort ook een prijscontrole

Een aantal wijzigen kan op een losse factuurregel. Exact kan bij zo’n wijziging zelf opnieuw een prijs kiezen. Daarom stuurt de koppeling de bestaande prijs en korting mee, tenzij je daar zelf andere waarden voor opgeeft.

Na de wijziging controleert de koppeling ook velden die je niet vroeg te veranderen. Als Exact bijvoorbeeld de prijs anders opslaat, wordt dat als afwijking gemeld. Laat je assistent dan de oude en opgeslagen waarden naast elkaar zetten en beoordeel de regel voordat je verdergaat.

“Maak voor deze losse regel een proef met het nieuwe aantal. Laat zien welke prijs en korting behouden moeten blijven. Controleer na mijn akkoord ook de opgeslagen prijs, korting en het regelbedrag.”

Komt de regel uit een order, let dan op het verschil

Een regel die vanuit een order op de conceptfactuur staat, is iets anders dan een los toegevoegde factuurregel. Controleer vóór de proef welk soort regel je wilt wijzigen. Een factuurcorrectie werkt de order niet automatisch bij.

Het aantal van zo’n orderregel wijzigen of de orderregel van het concept verwijderen wordt door deze functies geweigerd. De melding geeft de route via de order en het opnieuw factureren aan. Beoordeel die route eerst, zeker als er al deelleveringen of andere concepten bestaan.

Controleer de uitkomst voordat je verstuurt

Na een geslaagde terugleescontrole zie je wat er voor en na de wijziging staat, met de factuurtotalen. Laat bij een afwijking of onzekere uitkomst eerst vaststellen welke wijziging al is uitgevoerd. Een onduidelijk antwoord is geen reden om dezelfde opdracht meteen opnieuw te geven.

Je kunt maximaal twintig regels per wijzig- of verwijderverzoek meegeven. Het beschikbare Exact-budget of een fout kan een reeks eerder laten stoppen. Controleer daarom ook welke regels nog niet zijn uitgevoerd.

De beschreven losse-regelbewerkingen zijn in onze eigen Exact-testadministratie beproefd. Dat onderbouwt deze productuitleg; de fictieve voorbeelden zijn geen verslag van resultaten bij een klant.

Begin met één conceptfactuur. Open je PMJB-dashboard, controleer de schrijfrechten voor de administratie en vraag je assistent alleen een proefvoorstel te maken. Beoordeel de voorgestelde wijziging voordat je akkoord geeft. De gereedschappenpagina beschrijft de mogelijkheden en voorwaarden per handeling.