Verkoopfactuurregels aanpassen via MCP: corrigeer de open verkoopboeking
Regels van een open verkoopboeking zijn via MCP te corrigeren op grootboekrekening, btw-code en bedrag. Je begint met een proefvoorstel en controleert na akkoord de teruggelezen regels en totalen. Een verzoek bevat maximaal 10 boekingen. De functie wijzigt geen verzonden factuur of PDF en weigert verwerkte boekingen.
Je ziet omzet op de verkeerde rekening of een btw-code die moet worden gecorrigeerd. Dan wil je de betrokken verkoopfactuurregels aanpassen, met de bestaande boeking ernaast. Via MCP, de verbinding tussen je AI-assistent en Exact Online, kun je nu de omzetregels van een open verkoopboeking laten corrigeren.
Dat onderscheid is belangrijk. Het gaat om een boeking in het verkoopdagboek met status 20, niet om het wijzigen van een verzonden factuur of de bijbehorende PDF. Een commerciële verkoopfactuur is een ander onderdeel van Exact.
Eerst het voorstel, daarna de controle
De correctie staat standaard op proef. Je krijgt de bestaande en voorgestelde waarden per regel te zien. Na jouw akkoord volgt de wijziging en leest de koppeling zowel de regels als de boekingskop terug.
Verkoopfactuurregels aanpassen begint bij de juiste boeking
Begin met de administratie, de boeking en het verkoopdagboek. Een boekstuknummer kan in meer dan één dagboek voorkomen. Het dagboeknummer helpt dus om precies de juiste boeking aan te wijzen.
Ook als je assistent al het interne boekings-ID heeft gevonden, blijft het meegegeven dagboek een controle. Komt het dagboek niet overeen of kan de koppeling dat niet vaststellen, dan schrijft hij niets. Laat de assistent vóór het voorstel ook de status en de huidige omzetregels tonen.
Voorbeeldopdracht met fictieve nummers
“Zoek boekstuk 20260042 in verkoopdagboek 70 in de gekozen administratie. Toon de status, de omzetregels en het boekingstotaal. Bereid alleen een voorstel voor; wijzig nog niets.”
Een verwerkte boeking met status 50 weigert deze functie. Regels toevoegen of verwijderen, een andere klant kiezen of het dagboek veranderen vallen eveneens buiten deze correctie. Bespreek met je boekhouder welke correctieroute past als de boeking al verwerkt is.
Kies wat er aan de regel moet veranderen
Alleen de grootboekrekening
Staat de omzet op de verkeerde rekening, terwijl bedrag en btw-code kloppen? Dan past de modus reclassify. Die verandert alleen de grootboekrekening; bedrag en btw-code blijven staan.
Laat het voorstel de oude en nieuwe rekeningcode tonen. Een omschrijving als “overige omzet” is minder precies dan de code uit je eigen rekeningschema. Controleer daarom of de gekozen rekening werkelijk bij deze omzet hoort.
Naar 0% met behoud van het bedrag inclusief btw
Bij de modus vat_to_zero_inclusive wordt het bestaande bedrag inclusief btw het nieuwe regelbedrag, met een 0%-code. Het totaal dat de debiteur verschuldigd is, moet daarbij gelijk blijven. De tool bepaalt niet of 0% fiscaal juist is; dat besluit neem jij of je boekhouder vooraf.
Een fictief rekenvoorbeeld: een regel bevat € 100 omzet en € 21 btw, samen € 121. Na de gevraagde omzetting staat er € 121 op de omzetregel en € 0 btw. Het totaal blijft € 121; alleen de verdeling verandert.
De meting is gedaan in de basisvaluta. De modus laat alleen btw-codes van soort E, N en B toe, met een 0%-doelcode. Vreemde valuta, een inclusief-code of een onbekend btw-bedrag vallen buiten deze modus en worden vooraf geweigerd.
Rekening, btw-code of bedrag herschrijven
Moeten ook bedragen veranderen, dan is er de modus rewrite. Die kan rekening, btw-code en bedrag aanpassen. Het boekingstotaal kan daardoor verschuiven, dus hoort het voorgestelde nieuwe totaal bij jouw controle.
De koppeling stuurt geen zelfgekozen btw-bedrag mee. Exact berekent de btw na de wijziging van bedrag of code. Laat je assistent daarom het verwachte bedrag exclusief btw, de btw en het totaal afzonderlijk tonen, en onzekerheden benoemen.
Laat eerst een proef zien
De proefstand staat standaard aan: technisch heet dat dry_run: true. Er verandert dan niets. Het voorstel laat per regel zien wat er stond, wat er moet komen en wat dat met de totalen doet.
Voorbeeldopdracht met fictieve rekeningcodes
“Maak voor regel 1 een proefvoorstel om alleen omzetrekening 8000 te vervangen door 8100. Behoud bedrag en btw-code. Toon de voor-en-na-waarden en controleer dat het boekingstotaal gelijk blijft. Wacht op mijn akkoord.”
Controleer meer dan de laatste regel “totaal gelijk”. Staat de juiste omzetregel geselecteerd, klopt de doelrekening en is de afgesproken btw-code gebruikt? Bij een bedragscorrectie beoordeel je ook waarom het nieuwe totaal afwijkt.
Pas na akkoord kan dezelfde opdracht met uitgeschakelde proefstand worden uitgevoerd. De koppeling leest daarna de omzetregels en de boekingskop opnieuw uit Exact. Een verstuurde wijziging is daarmee een tussenstap; de teruggelezen waarden bepalen wat daadwerkelijk vaststaat.
Bekijk de uitkomst voordat je verdergaat
Vraag na uitvoering om de gevonden waarden naast het goedgekeurde voorstel. Bij rekeningcorrecties en de 0%-omzetting hoort ook de controle op het boekingstotaal, inclusief het totaal in de basisvaluta. Bij herschrijven vergelijk je het werkelijke totaal met het voorgestelde totaal.
Een afwijking, gedeeltelijke uitvoering of onzekere uitkomst vraagt eerst onderzoek. Laat je assistent aangeven welke regels al zijn gewijzigd en welke niet gecontroleerd konden worden. Herhaal zo'n schrijfactie niet blind: de wijziging kan al in Exact staan.
Je kunt maximaal 10 boekingen in één verzoek meegeven. Tijd en het beschikbare Exact-budget kunnen de reeks eerder laten stoppen. De uitkomst noemt welke boekingen niet bereikt zijn; bij een afwijkende of onzekere uitvoering stopt de reeks om eerst die boeking te beoordelen.
Zo blijft een correctieronde overzichtelijk: kies de boekingen, controleer het voorstel en beoordeel de teruggelezen stand. De lijstvorm bespaart gespreksrondes, maar per boeking blijven afzonderlijke lees- en schrijfstappen nodig.
Wat je nodig hebt
Boekingen lezen kan op elk plan. Corrigeren vraagt een plan vanaf Pro en schrijfrechten voor Verkoop in de betreffende administratie. Of jouw AI-client schrijfacties ondersteunt, hangt ook af van die client en je toegang daar.
Bekijk de gereedschappen en hun parameters of de plannen en schrijfrechten. Wil je eerst afwijkingen leren herkennen, lees dan hoe je facturen controleert tegen je eigen werkwijze.