Wekelijks inkoopfacturen, kostprijzen en marges controleren met AI
Een wekelijkse controle verbindt inkoopfacturen met voorstellen voor standaardkostprijzen en een vergelijking van marges. Je beoordeelt bronstukken, keurt wijzigingen per artikel goed en leest de nieuwe stand terug. Bij samenstellingen is herberekening gemeten met Productie en seriegrootte 1. Dit is een voorgesteld werkritme, geen reeds ingerichte of volledig bewezen automatische keten.
Een leverancier verhoogt zijn prijs, maar je artikel staat nog op de oude kostprijs. Dan vertelt een margeoverzicht maar een deel van het verhaal. Wekelijks inkoopfacturen, kostprijzen en marges controleren geeft je een vast moment om verschillen te beoordelen en een prijs- of inkoopbesluit voor te bereiden.
Hieronder staat een voorstel voor dat werkritme. Het is geen reeds ingerichte geplande taak en geen als geheel gemeten keten. De afzonderlijke stappen vragen broncontrole, eigen keuzes en na elke wijziging een nieuwe controle.
Wekelijks inkoopfacturen controleren begint bij de bron
Kies eerst één administratie en een afgebakende periode. Bedoel je facturen met een boekdatum in die week, of facturen die deze week zijn ingevoerd? Dat verschil bepaalt of een later ingevoerde oudere factuur wordt meegenomen.
Voorstel voor je wekelijkse startvraag
“Toon de inkoopfacturen die deze week zijn ingevoerd in de gekozen administratie, met boekingsregels en beschikbare bronstukken. Meld ontbrekende regels en documenten. Zoek prijsverschillen die nader onderzoek vragen en wijzig nog niets.”
Een inkoopboeking is geen volledig artikeloverzicht. De boekingsregels bevatten onder meer rekening, omschrijving, aantal, bedrag en btw-code. Ze leveren geen artikelcode of artikelstukprijs waarmee je zonder verdere controle de kostprijsstam kunt bijwerken.
Voor de artikelvergelijking heb je dus de onderliggende artikelregels of het bronstuk nodig. Laat de assistent de herkomst van artikel, hoeveelheid en prijs aanwijzen en het artikel in Exact opzoeken. Een onduidelijke omschrijving is aanleiding voor een vraag, niet voor een gegokte artikelkoppeling.
Vraag ook wat buiten het overzicht bleef. Nog niet verwerkte voorstellen uit de digitale brievenbus staan niet in dit inkoopfactuuroverzicht. Ontbrekende bronstukken, afgekapt opgehaalde regels en onbekende eenheden horen op de actielijst, zodat “geen verschil gevonden” niet wordt verward met “alles gecontroleerd”.
Stel per artikel een nieuwe standaardkostprijs voor
Een factuurprijs wordt niet vanzelf de juiste standaardkostprijs. Je moet afspreken hoe je omgaat met korting, verpakkingseenheden, vracht en andere bijkomende kosten. Leg die kostbasis vast voordat je oude en nieuwe waarden vergelijkt.
Laat de assistent per artikel de huidige standaardkostprijs, de bronprijs, de berekening en het voorstel tonen. Zet verschillen in valuta of eenheid apart. Een doosprijs met een stukprijs vergelijken geeft een getal, maar geen bruikbaar besluit.
Van bron naar voorstel
“Maak per zeker herkend artikel een voorstel: artikelcode, huidige standaardkostprijs, prijs uit het bronstuk, eenheid, afgesproken toeslagen en voorgestelde standaardkostprijs. Houd twijfelgevallen apart. Wacht met opslaan tot ik de voorstellen heb beoordeeld.”
Na goedkeuring kan de standaardkostprijs afzonderlijk per artikel worden aangepast. De schrijfparameter cost_price zet het Exact-veld CostPriceStandard. Vraag daarna expliciet om het artikel opnieuw te lezen en de opgeslagen waarde met je voorstel te vergelijken.
Die aparte leesstap is nodig: het antwoord van de artikelwijziging noemt de verstuurde velden, maar bewijst voor de standaardkostprijs nog geen teruggelezen stand. Het goedgekeurde voorstel, de verstuurde wijziging en de daarna gelezen waarde moeten daarom herkenbaar blijven.
Werk daarna de betrokken samenstellingen bij
Een gewijzigde componentkostprijs kan ook relevant zijn voor een samengesteld artikel. Identificeer eerst welke samenstellingen die component gebruiken en lees de actuele stuklijsten. Laat de assistent de gevonden samenstellingen met hun onderdelen tonen, zodat je de volledigheid kunt beoordelen.
De opdracht update_cost_price: true bij een stuklijstwijziging vraagt Exact om de kostprijs uit de onderdelen bij te werken. Verander je ook regels, dan gaat die kostprijsstap als laatste. Anders kan de berekening nog op de oude onderdelen zijn gebaseerd.
Dit is op onze eigen ontwikkeladministratie met de module Productie gemeten. De standaardkostprijzen van de componenten zijn ingesteld en teruggelezen. Bij seriegrootte 1 kwam de kostprijs uit op de som van hoeveelheid maal componentkostprijs, ook na aanpassen en verwijderen van regels.
De werking in Handel zonder Productie en bij seriegroottes groter dan 1 is hiermee niet aangetoond. Leid uit die meting dus geen werking voor jouw pakket of iedere samenstelling af. Die situaties blijven expliciet ongemeten.
Een teruggelezen kostprijs is nog geen nagerekende som
De stuklijsttool leest de standaardkostprijs vóór en na de opdracht, maar rekent de volledige kostprijssom niet zelf na. De herberekenopdracht blijft daarom als niet geverifieerd gemarkeerd, technisch not_verified. Beoordeel de gelezen waarden en vraag de rekencontrole afzonderlijk.
Als vervolgstap kun je de AI de gelezen componentkosten en hoeveelheden laten optellen en met de gelezen artikelkostprijs laten vergelijken. Controleer daarbij of alle onderdelen aanwezig zijn en hoe afronding is verwerkt. Ontbreekt een componentprijs, dan is de som onvolledig en hoort er geen sluitend oordeel onder.
Vergelijk marges op een afgesproken kostbasis
Gebruik voor deze vergelijking de verkoopprijs exclusief btw min de afgesproken kostbasis. Toon de marge in euro's en, als je een percentage vraagt, welk bedrag als noemer dient. Dan kun je artikelen op dezelfde basis beoordelen.
Het artikelmargeoverzicht gebruikt de huidige standaardverkoopprijs en standaardkostprijs. Laat ontbrekende prijzen en een onvolledig opgehaald assortiment afzonderlijk benoemen. Een onbekende kostprijs is geen kostprijs van nul en geeft dus geen onderbouwde marge van 100%.
Een fictief rekenvoorbeeld: een artikel wordt voor € 50 exclusief btw verkocht. Bij een standaardkostprijs van € 30 is de marge € 20, of 40% van de verkoopprijs. Met een voorgestelde kostprijs van € 34 wordt dat € 16, of 32%.
Dit is een scenariovergelijking van dezelfde verkoopprijs met twee kostprijzen. Het verandert geen historische inkoop of gerealiseerde marge. Voor een terugblik heb je de kostbasis nodig die voor die historische vergelijking is afgesproken.
Eindig met besluiten en vragen
Laat de ronde eindigen met een korte lijst: welke artikelen vragen een prijsbesluit, voor welke bestelling moet je een datum bepalen en welke prijsafwijkingen leg je aan de leverancier voor? Benoem per actie wat al is vastgesteld en wat nog ontbreekt.
Een mailtekst kun je in hetzelfde gesprek laten voorbereiden. Apart versturen kan alleen als je AI-client daarvoor toegang heeft en jij daar binnen het mandaat opdracht voor geeft. Deze werkwijze verstuurt niet automatisch een bericht.
Lezen kan op elk plan. Artikel- en stuklijstwijzigingen vragen een plan vanaf Pro en de betreffende schrijfrechten per administratie. Begin desgewenst met alleen de controle en je besluitenlijst.
Meer over de broncontrole lees je bij facturen toetsen aan je eigen werkwijze. De tooldocumentatie beschrijft de afzonderlijke stappen; de prijspagina licht lezen en schrijven toe.