Moet ik iets doen om deze nieuwe functies te krijgen?

Nee. Alles uit deze update staat al aan voor iedereen die de koppeling gebruikt; er is niets te installeren of bij te werken. Wel geldt de vaste verdeling: lezen kan op elk plan, ook gratis. Vastleggen, zoals prijzen zetten, de verzendwijze aanpassen of facturen versturen, vraagt het Pro-plan met schrijfrechten die je zelf per administratie aanzet.

Kan de AI nu zomaar prijzen in mijn administratie veranderen?

Nee. Schrijven staat standaard uit en zet je zelf per administratie aan, en dat kan alleen op een betaald plan. Daarbovenop zitten twee zekeringen: noem je een klant alleen bij naam, dan wordt eerst bevestigd welke klant het is voordat er iets wordt gezet, en elke vastgelegde prijs wordt teruggelezen uit Exact. Wijkt de teruggelezen prijs af, dan hoor je dat als fout in plaats van als "gelukt".

Ik heb meerdere factuursjablonen. Welke gebruikt de assistent?

Zonder keuze verandert er niets: Exact gebruikt dan het sjabloon dat daar als standaard staat, precies zoals voorheen. Kies je er een bij naam, dan geldt die keuze voor die ene verzending. Een naam die niet bestaat of op meerdere sjablonen past, leidt tot een lijst met de sjablonen van je administratie in plaats van een verzending. Een factuur in het verkeerde jasje versturen kan dus niet per ongeluk.

Wat is het verschil tussen het administratienummer en het nummer dat de koppeling gebruikt?

Exact kent twee nummers per administratie: het korte administratienummer dat je in de schermen van Exact ziet, en een lang systeemnummer waarmee koppelingen onderling praten. Tot deze maand verstonden wij alleen dat tweede nummer, terwijl jij het eerste kent. Nu werken beide: de assistent herkent het administratienummer en pakt de juiste administratie erbij, en in je overzicht en dashboard staat het nummer er gewoon bij. Hebben twee administraties toevallig hetzelfde nummer, dan vraagt de assistent met naam en toenaam welke je bedoelt.

Nieuw: prijsafspraken en factuursjablonen

In het kort

Prijsafspraken per klant zijn nu vast te leggen, met ingangsdatum en staffel. Inzien kon al langer.
Bij het versturen van een factuur kies je het sjabloon bij naam, per verzending.
Ook nieuw: de verzendwijze van een klant instellen, contactpersonen corrigeren en boekingen doorzoeken op wijzigdatum.
Daarnaast een serie rechtzettingen, met voorop: zeg voortaan gewoon "administratie 100", net als in Exact. Dat is geen nieuwe functie, dat hoorde te werken.

Deze maand kwamen er twee dingen bij die er echt niet waren, en een paar kleinere. Daarnaast hebben we een serie dingen rechtgezet die gewoon hadden moeten werken.

We noemen die twee categorieën bewust apart. Een gedicht gat als nieuws verkopen zou een rare vorm van complimenten vissen zijn.

Nieuw: prijsafspraken per klant vastleggen

Afgesproken prijzen inzien kon al langer. Vastleggen kon niet, en daar vroeg een klant ons om: zijn assistent kon de prijsafspraak wel voorlezen, maar een nieuwe afspraak bleef handwerk in Exact.

Dat kan nu. Je legt per artikel en per klant een prijs vast, met een ingangsdatum, en als je wilt een einddatum of een staffel vanaf een bepaald aantal. Ook de standaardverkoopprijs van een artikel is zo bij te werken.

"Leg vast dat De Gouden Croissant vanaf 1 september 8,50 betaalt voor de espressobonen van een kilo."

Er zitten twee zekeringen op. Noem je een klant alleen bij naam, dan zoekt de assistent hem op maar wordt er nog niets gezet: je krijgt eerst de gevonden klant ter bevestiging terug, want een prijsafspraak aan de verkeerde klant hangen wil je niet. En na het vastleggen leest de koppeling de prijs terug uit Exact, zodat "gelukt" ook echt gelukt betekent.

Prijzen vastleggen is schrijfwerk. Daarvoor heb je het Pro-plan nodig, met schrijven aangezet voor die administratie. Inzien kan op elk plan.

Nieuw: kies het factuursjabloon bij het versturen

Veel administraties hebben meer dan één factuursjabloon: een Engelstalige versie, een met een kortingskolom, een voor abonnementen. Bij het versturen van een factuur kies je nu per verzending welk sjabloon het wordt, gewoon bij naam.

"Verstuur factuur 26700123 met het sjabloon Factuur met korting."

Noem je een sjabloon dat niet bestaat, dan is er niets verstuurd en krijg je de lijst met sjablonen van die administratie terug. Daarmee is de vraag "welke sjablonen heb ik eigenlijk?" ook meteen beantwoord.

We hebben dit nagemeten voordat het live ging: twee identieke facturen, elk met een ander sjabloon verstuurd, en de tweede had aantoonbaar de extra kolommen van het gekozen sjabloon. Eén grens om te kennen: een vast sjabloon per klant instellen blijft iets dat je in Exact zelf doet. Via de koppeling kies je per verzending.

Ook nieuw, korter

De verzendwijze van een klant is in te stellen. Handig als een klant nog op "papier" staat terwijl je hem per e-mail wilt factureren.
Contactpersonen zijn te corrigeren: een typefout of een oud mailadres hoeft niet meer via de schermen van Exact.
Boekingen zijn te doorzoeken op wijzigdatum. Handig voor accountants: wat is er sinds gisteren veranderd, ook als het op een oude datum is geboekt.
Vóór het boeken toetst de koppeling nu of de btw-code op de boekdatum wel geldig was, zodat een verlopen code niet pas bij de aangifte opvalt.

"Wat is er sinds gisteren gewijzigd in de boekingen?"

Rechtgezet: zeg gewoon "administratie 100"

Dit is de belangrijkste rechtzetting van de maand, en we presenteren hem eerlijk: dit had altijd zo moeten werken.

Exact toont in zijn eigen schermen een kort administratienummer. Onze koppeling eiste intern een ander, langer systeemnummer, en dat nummer zie je in Exact bijna nergens. Wie "administratie 100" zei, zei het dus precies goed, en kreeg toch een lijst met onherkenbare nummers terug.

Dat vertaalgat is gedicht. Noem je het administratienummer, dan herkent de assistent het en pakt hij de juiste administratie erbij. In het administratie-overzicht en op je dashboard staat het nummer er voortaan gewoon bij.

"Welke inkoopfacturen staan er open in administratie 100?"

Vooral accountants liepen hier tegenaan. Jouw klant heet in Exact "administratie 602", dus zo noem je hem ook in een gesprek. Hebben twee administraties toevallig hetzelfde nummer, dan vraagt de assistent met naam en toenaam welke je bedoelt, in plaats van te gokken.

Rechtgezet: meldingen die vertellen wat je moet doen

Ook dit zijn geen nieuwe functies. Het zijn momenten waarop de koppeling je vroeger met een raadsel liet zitten, en dat hoort niet.

Een bijlage die "niet gevonden" was, bleek in de praktijk bijna altijd in een andere administratie te staan. De assistent kijkt nu in al je administraties en noemt naam en nummer van de plek waar het document wél staat, met de vraag of hij die moet gebruiken.

De melding "boeking is niet in evenwicht" legt nu uit waar het verschil vandaan komt. Meestal rekent Exact ongevraagd btw bovenop een regel, omdat de grootboekrekening een standaard btw-instelling heeft. De melding geeft de rekensom om de schuldige regel te vinden, en de manier om eromheen te werken.

"Waarom komt mijn memoriaalboeking er niet in?"

Verder in dezelfde categorie: is het even druk, dan staat er hoe lang je moet wachten in plaats van alleen "probeer het later opnieuw". Een datum die niet bestaat, zoals 31 juni, wordt benoemd in plaats van doorgestuurd. Voorraad per magazijn opvragen met je eigen magazijncode werkt nu, waar dat eerder op een kale fout strandde. En na het versturen van een factuur meldt de assistent dat Exact de factuur-PDF al zelf heeft aangemaakt, zodat er niet alsnog een tweede wordt gemaakt.

Zulke meldingen leest je assistent, niet jij. Precies daarom moeten ze goed zijn: een assistent met een duidelijke melding lost het in hetzelfde gesprek op, een assistent met een vage melding gaat gokken.

Wat je hiervoor moet doen

Niets. Alles hierboven staat al aan voor iedereen die de koppeling gebruikt; er is niets te installeren of bij te werken.

De vaste verdeling blijft gelden: lezen kan op elk plan, ook gratis. Vastleggen, zoals prijzen zetten, de verzendwijze aanpassen of facturen versturen, vraagt het Pro-plan met schrijfrechten die je zelf per administratie aanzet.

Benieuwd wat er eerder deze zomer bijkwam? Lees dan hoe je bonnen mailt en laat inboeken: die keten is sindsdien alleen maar beter geworden.

Nieuw in augustus: prijsafspraken per klant vastleggen en je factuursjabloon kiezen