Verbeteringen week 42: relaties en contactpersonen efficiënter opzoeken
Maximaal 20 relaties tegelijk opzoeken binnen één administratie kan nu met contactpersonen erbij. De verbeteringen van week 42 maken bestaand zoekwerk efficiënter, onderscheiden niet gevonden van niet opgehaald en herstellen het zoeken op namen met een &. Het overzicht verwijst ook naar de nieuwe uitleg over verkoopboekingen en wekelijkse kostprijscontrole.
Je hebt een lijst klanten of leveranciers en wilt weten welke gegevens en contactpersonen al in Exact staan. Daarvoor hoeft je assistent niet meer iedere naam afzonderlijk op te zoeken. De verbeteringen van week 42 maken dat bestaande zoekwerk efficiënter en zetten een paar onduidelijke uitkomsten recht.
Tot 20 relaties zoeken met één opdracht
Geef een lijst van maximaal 20 namen, relatiecodes of interne relatie-ID's mee. De koppeling zoekt ze binnen één gekozen administratie op en zet de resultaten per zoekterm bij elkaar. Technisch gebruikt je assistent daarvoor de lijstparameter queries.
Dat scheelt afzonderlijke opdrachten in het gesprek. Het zoeken zelf bestond al; de verbetering zit in de lijstvorm en het gezamenlijke antwoord. Deze lijstvorm wijzigt geen relaties of andere gegevens.
Voorbeeldopdracht met fictieve codes
“Zoek in de gekozen administratie de relaties met codes 10010, 10020 en 10030. Toon per code de gevonden naam en contactpersonen. Vermeld afzonderlijk wat niet gevonden is en wat niet kon worden opgehaald.”
Contactpersonen meteen erbij
Met de optie include_contacts krijgt je assistent de bestaande contactpersonen bij de gevonden relaties mee. Zo kun je een lijst nalopen zonder voor elke relatie apart de contactpersonen op te vragen.
Je ziet wat al in Exact staat en waar je verder moet kijken. Een niet opgehaalde contactlijst is geen bewijs dat er geen contactpersonen zijn. Laat onvolledige resultaten daarom benoemen voordat je op basis van de lijst vervolgstappen voorbereidt.
Zoek op het veld dat je bedoelt
Een klantcode hoort in het veld voor codes, een KvK-nummer in het KvK-veld en een btw-nummer in het btw-veld. Zonder die keuze zoekt de koppeling op bedrijfsnaam. Een nummer als naam zoeken kan dus ten onrechte een leeg resultaat opleveren.
Geef in je vraag aan welk soort gegevens je lijst bevat. De assistent kan dan het juiste zoekveld gebruiken: code, kvk of vat. De lijst gebruikt één zoekveld; geef verschillende soorten zoekgegevens afzonderlijk op.
Niet gevonden en niet opgehaald zijn verschillend
Het antwoord maakt onderscheid tussen een zoekterm zonder treffer en een zoekterm waarvoor geen volledig resultaat kon worden opgehaald. In het eerste geval is er niets gevonden binnen de uitgevoerde zoekopdracht. In het tweede geval blijft het antwoord onbekend.
Dat verschil helpt je bepalen wat de volgende stap is: de zoekterm controleren, specifieker zoeken of een onvolledige opvraging later afmaken. “Niet opgehaald” geeft geen aanleiding om meteen een nieuwe relatie aan te maken.
Een & in de naam werkt mee
Een relatienaam met een & kon geen treffer opleveren doordat Exact de naam anders had opgeslagen. De zoekopdracht kijkt nu naar beide schrijfwijzen. Dat is een rechtzetting van het bestaande zoeken; je hoeft de opgeslagen vorm niet zelf uit te zoeken.
Ook een melding bij het koppelen van een bijlage is aangescherpt: als een download wordt geweigerd of Exact aangeeft dat het bestand leeg is, vraagt de melding niet langer zonder reden om opnieuw te proberen. Een downloadweigering is geen bewijs dat herhalen helpt.
Twee grotere onderwerpen, afzonderlijk uitgelegd
Deze week kwamen ook regelcorrecties op open verkoopboekingen beschikbaar. Daarnaast beschrijven we een wekelijkse controle van inkoop, kostprijzen en marges als voorgesteld werkritme, met de gemeten grenzen van stuklijstherberekening erbij.
De zoekverbeteringen zijn beschikbaar via de bestaande koppeling. Lezen kan op elk plan; schrijven vraagt een plan vanaf Pro en rechten per administratie. Zie de tooldocumentatie en de plannen voor de verdeling.